Schnellstart
Diese Anleitung bringt Sie in wenigen Minuten sicher in die App.
Schritt 1: Anmelden
- Öffnen Sie die URL Ihrer Fortuna Softec Installation im Browser
- Geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre E-Mail ein
- Geben Sie Ihr Passwort ein
- Klicken Sie auf Anmelden
Schritt 2: Dashboard kennenlernen
Nach der Anmeldung sehen Sie das Dashboard mit:
- Übersicht zu Projekten und Aktivitäten (je nach Rolle)
- Schnellzugriff auf häufig genutzte Bereiche
- Benachrichtigungen zu ausstehenden Genehmigungen, neuen Einsätzen oder Notfällen
Schritt 3: Navigation verstehen
Hauptmenü (Seitenleiste)
Die sichtbaren Menüpunkte hängen von Rolle und freigeschalteten Features ab.
Admin / Backoffice / Projektleitung
| Menüpunkt | Zweck |
|---|---|
| Dashboard | Start & Überblick |
| Projekte | Projekte öffnen/erstellen |
| Kunden | Kundenstamm (CRM-Light) |
| Kommunikation | Projekt-Chat & Kanäle |
| Bautagebuch | Zentrale Verwaltung & Übersicht aller Tagesberichte |
| Einsätze & Stunden | Planung/Übersicht, Stundenzettel, Auswertungen |
| Genehmigungen | Genehmigungszentrale (Y-Split) |
| Team | Benutzer & Projektzugänge (Admin/Backoffice) |
| Maschinenpark | Geräte & Maschinen verwalten (wenn aktiviert) |
| Office / Zeiterfassung | Firmenordner & Backoffice-Zeit (wenn aktiviert) |
| Angebote / Rechnungen | Module für Vertrieb/Finanzen (wenn aktiviert) |
Mitarbeiter (Worker)
| Menüpunkt | Zweck |
|---|---|
| Heute (Mein Kalender) | Einsätze & Tagesübersicht |
| Berichte (Bautagebuch) | Dokumentation erstellen/sehen |
| Chat | Kommunikation |
| Meine Dokumente | Unterweisungen, Bestätigungen |
| Profil | Eigene Daten & Spracheinstellungen |
Mitarbeiter mit aktiviertem Notfall-Feature sehen einen Notfall-Button im Dashboard, um schnell einen Notfall-Einsatz zu melden und zu starten.
Ihr Profil
Klicken Sie auf Ihren Avatar (oben rechts) für:
- Profil bearbeiten
- Sprache ändern
- Abmelden Mitarbeiter finden Profil zusätzlich im unteren Menü.
Schritt 4: Erste Aktion je nach Rolle
Als Mitarbeiter
Öffnen Sie Heute (Mein Kalender) und tippen Sie einen Einsatz an.
Als Projektleiter
Öffnen Sie ein Projekt und planen Sie im Tab Einsatzplanung die Woche (anschließend veröffentlichen).
Als Backoffice
Öffnen Sie ein Projekt und prüfen Sie Finanzen -> Budget (Herzstück) oder importieren Sie ein Angebot/Budget.
Wie haengt alles zusammen?
Fortuna Softec bildet den gesamten Kreislauf eines Bauprojekts ab -- vom Angebot bis zur Rechnung. Jeder Schritt haengt mit dem naechsten zusammen:
Angebot/LV (Konstruktor) -> Budget (Herzstueck) -> Aufgaben -> Einsatzplanung
-> Worker-App -> Bautagebuch -> Genehmigung -> Kosten im Herzstueck -> Rechnungen
Schritt fuer Schritt erklaert
1. Angebot/Leistungsverzeichnis -> Budget (Herzstueck) Ein Angebot wird im Angebots-Konstruktor erstellt oder als GAEB-Datei importiert. Daraus entsteht die Budget-Struktur im Herzstueck mit SOLL-Kosten pro Position (Gewerke, LV-Positionen). Das ist der finanzielle Plan des Projekts. Wer macht das? Admin oder Backoffice.
2. Budget -> Aufgaben Aus den Budget-Positionen werden konkrete Aufgaben abgeleitet: "Elektroinstallation EG", "Trockenbau OG 2" etc. Aufgaben definieren, WAS getan werden muss. Wer macht das? Backoffice oder Projektleiter.
3. Aufgaben -> Einsatzplanung In der Einsatzplanung wird festgelegt, WER die Aufgabe WANN erledigt. Mitarbeiter werden zugewiesen, Zeitraeume definiert, Anweisungen formuliert und in die Sprache der Worker uebersetzt. Die Einsaetze werden dann veroeffentlicht. Wer macht das? Backoffice oder Projektleiter.
4. Einsatzplanung -> Worker-App Der veroeffentlichte Einsatz erscheint automatisch in der Worker-App unter "Mein Kalender". Der Mitarbeiter sieht seine Aufgaben, Anweisungen und den Einsatzort -- alles in seiner bevorzugten Sprache. Wer sieht das? Mitarbeiter (Worker).
5. Worker-App -> Bautagebuch Nach der Arbeit dokumentiert der Worker ueber den 7-Schritte-Wizard: Arbeitszeiten, ausgefuehrte Taetigkeiten, verbrauchtes Material, Fotos. Das wird als Bautagebuch-Eintrag gespeichert und zur Genehmigung eingereicht. Wer macht das? Mitarbeiter (Worker).
6. Bautagebuch -> Genehmigung Der eingereichte Eintrag landet in der Genehmigungszentrale. Dort wird er auf Plausibilitaet geprueft: Stimmen die Zeiten? Ist das Material korrekt? Bei Unklarheiten wird eine Korrektur angefordert. Wer macht das? Projektleiter, Backoffice oder Admin.
7. Genehmigung -> Kosten im Herzstueck (Y-Split) Nach der Genehmigung passiert der Y-Split -- zwei Dinge gleichzeitig:
- Ast 1 (Controlling): Die Personalkosten (Arbeitszeit x Stundensatz) und Materialkosten werden als IST-Kosten ins Herzstueck uebernommen. Dort erscheinen sie im Soll-Ist-Vergleich.
- Ast 2 (Compliance): Ein Arbeitszeitnachweis-PDF wird gemaess §16 ArbZG generiert und 2 Jahre archiviert. Automatisch nach Genehmigung.
8. Kosten im Herzstueck -> Rechnungen Auf Basis der IST-Kosten und des Projektfortschritts (Leistungsstand) werden Rechnungen erstellt -- entweder nativ oder ueber den Angebots-Konstruktor (je nach Firmeneinstellung). Wer macht das? Admin oder Backoffice (mit Konstruktor-Berechtigung).
Die Rechnung schliesst den Kreislauf: Vom geplanten Budget (SOLL) ueber die realen Kosten (IST) zur Abrechnung. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, jeder Uebergang wird protokolliert, und jede Rolle traegt ihren Teil bei. Wenn an einer Stelle der Kreislauf stockt (z.B. Genehmigungen stauen sich), wirkt sich das auf alle nachfolgenden Schritte aus.
Naechste Schritte
Wählen Sie basierend auf Ihrer Rolle: