Herzstück - Das Budget-Management-System

Das Herzstück ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt jedes Projekts in DIE Bausoftware. Hier laufen alle Budget-Informationen zusammen.

Was ist das Herzstück?

Stellen Sie sich das Herzstück als zwei Säcke mit Münzen vor:

• Linker Sack: Das geplante Budget (SOLL) - inklusive Anpassungen wie Nachlass, Versicherung und Baustrom
• Rechter Sack: Die tatsächlichen Kosten (IST) - Material, Nachunternehmer, Geräte, Personal und sonstige Ausgaben

In Echtzeit sehen Sie, wie sich beide Säcke füllen und ob Sie im Budget liegen.

Projekte verwalten

Im Herzstück sehen Sie alle Ihre Projekte auf einen Blick -- mit Budgetstatus, Fortschritt und direktem Zugriff auf die Details.

Kernfunktionen

Budget- & Angebotsimport

• Importieren Sie Angebote/Leistungsverzeichnisse als Budget (Excel, Blueprint JSON oder GAEB-Dateien)
• Positionen werden zu Budget-Positionen (Gewerke inklusive)
• Aufgaben können daraus automatisch erzeugt und mit dem Budget verknüpft werden
• Import-Modi: Ersetzen (vorheriges Budget ablösen) oder Anhängen (zusätzlicher Auftrag, z. B. Nachtrag)
• Struktur-Bezeichnung: Jede Budget-Version erhält eine Bezeichnung (z. B. "Hauptauftrag", "Nachtrag 1")

Mehr zum Budget-Import

Soll-Ist-Vergleich & Finanz-Cockpit

• Echtzeit-Übersicht über Budget vs. tatsächliche Kosten
• Finanz-Cockpit: Zentrale Kalkulations-Ansicht mit allen Kennzahlen pro Gewerk und Auftrag
• Automatische Aktualisierung bei Genehmigung von Bautagebüchern und Zeiteinträgen
• Budget-Signale: Frühwarnungen bei drohender Budgetüberschreitung
• Aufschlüsselung der IST-Kosten nach Kostenarten (Material, Nachunternehmer, Geräte, Personal, Sonstiges)
• Manuelle IST-Kosten-Überschreibung: Bei Bedarf können IST-Kosten pro Position manuell gesetzt werden

Mehr zum Soll-Ist-Vergleich

Leistungsstand

• Zeigt den kumulierten Abrechnungsstand pro LV-Position und Abrechnung
• Matrix aus Positionen und Abrechnungen mit kumulierten Prozenten und Beträgen
• Zusammenfassung pro Gewerk: Hauptauftrag, Nachträge, Nachlass, MwSt.
• Ansicht pro Gewerk oder über alle Gewerke hinweg

Berichte

• Herzstück als PDF/CSV/JSON exportieren (Zwischenstand oder Projektabschluss)
• Übergabe an Buchhaltung/Nachkalkulation
• Projektabschluss-Paket (ZIP) für Abschlussworkflow

Mehr zum Herzstück Export

Für wen ist das Herzstück?

Rolle	Zugriff
Admin	Vollzugriff (Import, Bearbeitung, Export)
Backoffice	Lesen und Bearbeiten
Projektleiter	Kein Zugriff
Mitarbeiter	Kein Zugriff

Der Workflow

Angebot/Leistungsverzeichnis importieren (Excel, Blueprint oder GAEB)
        ↓
Gewerke und Budget-Positionen werden erstellt
        ↓
Optional: Aufgaben aus Budget erzeugen
        ↓
Aufgaben in Einsatzplanung
        ↓
Mitarbeiter dokumentiert (Bautagebuch, Zeiterfassung)
        ↓
Manager genehmigt
        ↓
Kosten fließen automatisch ins Herzstück (IST)
        ↓
Rechnungen erstellen und mit Budget synchronisieren

Finanzen-Tabs im Projekt

Innerhalb eines Projekts finden Sie unter Finanzen folgende Tabs:

Tab	Zweck
Finanz-Cockpit	Gesamtübersicht mit Kalkulation pro Gewerk/Auftrag
Übersicht (Kalkulation)	Detaillierte Kalkulation mit Anpassungen, MwSt., Mängelansprüche
Leistungsstand	Abrechnungsmatrix pro Position
Ausgaben	Direkte Projektausgaben (Material, Nachunternehmer, etc.)
Rechnungen	Ausgangsrechnungen erstellen und verwalten
LV/Budget	Leistungsverzeichnis mit Positionen bearbeiten und importieren

Ohne Herzstück

Sie können auch Projekte ohne importiertes Angebot/Budget erstellen, aber dann fehlt die automatische Budget-Verknüpfung -- es fühlt sich an wie Excel. Importieren Sie ein Angebot, damit die Budget-Karte und das Finanz-Cockpit automatisch mitlaufen.

Zusammenhänge mit anderen Modulen

Das Herzstück ist kein isoliertes Modul -- es ist der zentrale Knotenpunkt, an dem Daten aus fast allen anderen Modulen zusammenlaufen. Im Folgenden wird erklärt, woher die Daten kommen und wohin sie fließen.

Wie entsteht das Budget (SOLL)?

Das Budget entsteht durch den Import eines Leistungsverzeichnisses oder Angebots. Es gibt mehrere Quellen:

1. Angebot-Konstruktor: Das Angebots-Tool kann ein Angebot als Blueprint-JSON exportieren. Diese JSON-Datei wird dann im Herzstück als Budget importiert. → Siehe auch: Angebot-Konstruktor
2. Kunden-GAEB-Dateien: Der Auftraggeber stellt GAEB-Dateien (.x83/.x84/.d83/.d84) bereit, die direkt importiert werden.
3. Excel-Listen: Eigene Kalkulationen oder GAEB-Excel-Exporte im .xlsx-Format.

Beim Import passiert Folgendes: Aus dem Leistungsverzeichnis werden Gewerke (z. B. "Elektro", "Sanitär") und Budget-Positionen (einzelne LV-Zeilen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis) erzeugt. Diese Budget-Positionen bilden das SOLL -- also das geplante Budget.

→ Siehe auch: Budget-Import (GAEB/Excel/Blueprint)

Wie fließen die IST-Kosten ins Herzstück?

Die IST-Kosten entstehen nicht durch manuelle Eingabe im Herzstück selbst, sondern fließen automatisch aus der täglichen Dokumentation der Mitarbeiter ein. Die komplette Kette sieht so aus:

Worker dokumentiert in der Worker-App (Bautagebuch oder Zeiterfassung)
        ↓
Eintrag erscheint in der Genehmigungszentrale
        ↓
Manager prüft und genehmigt (setzt Stundensätze, Materialpreise, Budget-Position)
        ↓
    ┌── Y-Split ──┐
    ↓              ↓
Ast 1:           Ast 2:
IST-Kosten       ArbZG-Compliance-PDF
fließen ins      (§16 Arbeitszeitnachweis)
Herzstück        wird erstellt und archiviert

Ast 1 im Detail -- der Weg ins Herzstück:

Nach der Genehmigung löst das System den diary-approval-hooks-Service aus. Dieser führt drei kritische Operationen durch:

1. Zeiteinträge buchen: Genehmigte Arbeitszeiten werden mit dem Stundensatz multipliziert → Personalkosten
2. Material-Ausgaben synchronisieren: Materialien aus dem Bautagebuch werden als Projektausgaben (projectExpenses) angelegt
3. Budget-Aggregation auslösen: Der budget-progress-service berechnet die IST-Kosten der Budget-Position neu, dann kaskadiert die Aggregation aufwärts: Position → Gewerk → Auftrag → Projekt-Gesamtsummen

→ Siehe auch: Genehmigungszentrale | Y-Split | Worker-App

Wie entstehen Aufgaben aus dem Budget?

Budget-Positionen können optional zu Aufgaben umgewandelt werden. Diese Aufgaben gehen dann in die Einsatzplanung: Sie werden einem Gewerk zugeordnet, einem Zeitfenster im Kalender zugewiesen und an bestimmte Mitarbeiter (Workers) verteilt. Wenn der Mitarbeiter dann seine Arbeit dokumentiert und der Eintrag genehmigt wird, fließen die IST-Kosten automatisch zurück an die richtige Budget-Position.

Budget-Position → Aufgabe erstellen → Einsatzplanung → Worker zuweisen
                                                              ↓
                                     Worker dokumentiert in Worker-App
                                                              ↓
                                     Genehmigung → IST-Kosten zurück an Budget-Position

→ Siehe auch: Aufgaben erstellen | Einsatzplanung

Technische Details: actualCost und projectExpenses (Spiegelung)

Wichtiger Zusammenhang: actualCost und projectExpenses sind Spiegel

Wenn ein Bautagebuch genehmigt wird, werden zwei Dinge gleichzeitig aktualisiert:

1. actualCost auf der Budget-Position (aggregierter IST-Wert für das Finanz-Cockpit)
2. projectExpenses (einzelne Ausgabenzeilen für die Ausgaben-Ansicht)

Diese beiden Werte sind Spiegel derselben Kosten, keine unabhängigen Kostenpositionen. Man darf sie niemals addieren -- das würde eine Doppelzählung ergeben. Das System verwendet intern eine "Either/Or"-Logik: Wenn projectExpenses vorhanden sind, werden diese als Detailansicht verwendet; andernfalls wird actualCost als Aggregat herangezogen.

Technische Details: manualActualCost (Manuelle Überschreibung)

Pro Budget-Position kann ein manueller IST-Kosten-Wert (manualActualCost) gesetzt werden. Wenn dieser Wert gesetzt ist, überschreibt er den automatisch berechneten actualCost überall im System -- im Finanz-Cockpit, in der Budget-Karte, in Exporten und in der Budget-Aggregation. Die technische Formel lautet:

Effektiver IST-Wert = COALESCE(manualActualCost, actualCost, 0)

Das bedeutet: Ist manualActualCost gesetzt, wird dieser verwendet. Ist er NULL, wird der automatisch berechnete actualCost verwendet. Sind beide NULL, wird 0 angenommen.

Technische Details: laborNet (Personalkosten als Info-Feld)

Personalkosten (laborNet) werden im Finanz-Cockpit separat als Informationsfeld ausgewiesen, fließen aber nicht in den actualNet-Betrag ein, wenn sie bereits als Projektausgaben erfasst sind. Das System verhindert automatisch eine Doppelzählung: Es berechnet den "nicht abgedeckten" Anteil der Zeitkosten (uncoveredTimeCost), indem es prüft, ob bereits explizite Personalausgaben als projectExpenses existieren. Nur der nicht abgedeckte Anteil wird zum actualCost addiert.

Verbindung zum Dashboard

Das Dashboard zeigt im Tab Budget-Pulse eine aggregierte Übersicht über alle aktiven Projekte. Diese Daten stammen direkt aus dem Herzstück-Finanzsystem: Für jedes Projekt werden die SOLL- und IST-Werte über alle Budget-Positionen (mit COALESCE(manualActualCost, actualCost, 0)) zusammengezählt.

→ Siehe auch: Dashboard

Verbindung zu Rechnungen

Ausgangsrechnungen werden auf Basis der Budget-Positionen erstellt. Wenn eine Rechnung versendet wird, synchronisiert der InvoiceBudgetSyncService die fakturierten Beträge zurück auf die Budget-Positionen (totalInvoicedNet). Diese fakturierten Werte erscheinen im Leistungsstand als eigene Spalte pro Rechnung.

→ Siehe auch: Rechnungen | Leistungsstand