Rechnungen

Die Rechnungsverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des Herzstück-Systems. Hier erstellen und verwalten Sie Ihre Ausgangsrechnungen an Auftraggeber und behalten den Überblick über Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern.

Überblick

Die Rechnungsseite (/invoices) gliedert sich in drei Bereiche:

Tab	Inhalt
Ausgang	Versendete Rechnungen an Auftraggeber (Forderungen)
Eingang	Lieferantenrechnungen aus den Projektkosten (Verbindlichkeiten)
Entwürfe	Noch nicht finalisierte Rechnungsentwürfe

Am oberen Rand sehen Sie vier Kennzahlenkarten:

• Eingang (Verbindlichkeiten): Offene Lieferantenrechnungen
• Ausgang (Forderungen): Offene Ausgangsrechnungen
• Netto-Position: Forderungen minus Verbindlichkeiten
• Bezahlt (Ausgang): Bereits eingegangene Zahlungen

Rechnungsarten

Fortuna Softec unterstützt verschiedene Rechnungstypen, die im deutschen Baugewerbe üblich sind:

Typ	Beschreibung	Anwendungsfall
Rechnung	Standard-Rechnung	Einzelleistung, Pauschalabrechnung
Abschlagsrechnung	Teilrechnung nach Baufortschritt	Laufende Projekte mit Abschlagszahlungen
Anzahlungsrechnung	Vorauszahlungsrechnung	Materialbeschaffung vor Baubeginn
Schlussrechnung	Abschlussrechnung mit Abzug der Abschläge	Projektende, berücksichtigt alle bisherigen Abschläge

Abschlagsrechnungen

Bei Abschlagsrechnungen nummeriert das System die Teilrechnungen automatisch (z. B. "1. Abschlag", "2. Abschlag"). Die Schlussrechnung zieht alle vorherigen Abschläge automatisch ab.

Rechnung erstellen

Neue Rechnung anlegen

1. Navigieren Sie zu Rechnungen (/invoices)
2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
3. Wählen Sie den Rechnungstyp (Rechnung, Teilrechnung, Abschlag, Schlussrechnung)

Rechnungseditor

Im Rechnungseditor konfigurieren Sie die Rechnung in folgenden Schritten:

1. Projekt und Kunde auswählen - Die Rechnung wird einem Projekt zugeordnet und der Kunde aus dem Projekt übernommen
2. Positionen erfassen - Einzelpositionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
3. Budget-Verknüpfung (optional) - Positionen können direkt mit Budget-Aufgaben verknüpft werden
4. Texte anpassen - Einleitungstext, Schlusstext und Zahlungsbedingungen
5. Rabatte/Nachlässe - Prozentuale oder fixe Rabatte, Skonto-Vereinbarungen

Entwurf vs. Finalisiert

Solange eine Rechnung im Status "Entwurf" ist, kann sie frei bearbeitet werden. Beim Versenden wird automatisch eine Rechnungsnummer im Format RE-YYYY-NNNN vergeben (z. B. RE-2026-0001). Diese Nummer wird pro Firma und Jahr fortlaufend und atomisch generiert.

Positionen aus Budget übernehmen

Wenn das Projekt ein importiertes Budget hat, können Sie Positionen direkt aus den Budget-Aufgaben übernehmen:

1. Wechseln Sie im Editor zum Tab Budget-Positionen
2. Wählen Sie die gewünschten Positionen/Gewerke aus
3. Die Mengen, Einheiten und Preise werden automatisch übernommen
4. Durch die Verknüpfung wird die Budget-Synchronisation aktiviert

Status-Workflow

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf → Versendet → Bezahlt
                   ↘ Teilbezahlt → Bezahlt
                   ↘ Überfällig

Status	Beschreibung	Aktionen
Entwurf	Noch nicht finalisiert	Bearbeiten, Löschen, Als versendet markieren
Versendet	An den Kunden gesendet	PDF herunterladen, Zahlung erfassen
Teilbezahlt	Teilzahlung eingegangen	Weitere Zahlung erfassen
Bezahlt	Vollständig bezahlt	Archiviert
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten	Mahnung senden
Storniert	Rechnung wurde storniert	Keine weiteren Aktionen

Fälligkeitsdatum

Das Standard-Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Rechnungen werden automatisch als überfällig markiert, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist.

Rechnung versenden

Per E-Mail

Rechnungen können direkt aus der Anwendung per E-Mail versendet werden:

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf Senden
3. Geben Sie Empfänger, Betreff und persönliche Nachricht ein
4. Wählen Sie das Anhangsformat:
   • Standard-PDF - Professionelle PDF mit Briefkopf
   • ZUGFeRD-PDF - PDF mit eingebettetem XML-Datensatz (maschinenlesbar, EN16931-konform)
   • XRechnung - XML-Rechnung als separater Anhang (für öffentliche Auftraggeber)

Der Versandprozess läuft in drei Phasen:

1. Nummer & Datum zuweisen - Rechnungsnummer wird atomar reserviert
2. PDF generieren - PDF mit dem zugewiesenen Rechnungsnummer erstellen
3. Status aktualisieren - Nach erfolgreichem Versand wird die Rechnung als "Versendet" markiert und die Budget-Synchronisation ausgelöst

ZUGFeRD & XRechnung

Für öffentliche Auftraggeber ist ab 2025 die elektronische Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) verpflichtend. Fortuna Softec unterstützt beide Formate direkt aus der Rechnungsverwaltung.

Manuell als versendet markieren

Falls Sie die Rechnung auf anderem Weg (Post, Übergabe) versenden, können Sie sie manuell als versendet markieren. Der gleiche Budget-Sync wird ausgelöst.

Zahlung erfassen

1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht oder die Rechnungsdetailseite
2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Zahlung erfassen
3. Geben Sie den eingegangenen Betrag ein
4. Bei Teilzahlung wird der Status automatisch auf Teilbezahlt gesetzt

PDF-Generierung

Die Rechnungs-PDF wird automatisch aus den Firmendaten generiert und enthält:

• Briefkopf mit Logo und Firmendaten (aus den Firmeneinstellungen)
• Empfängeradresse des Kunden
• Rechnungsdetails (Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Projekt)
• Positionstabelle mit Pos., Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis
• Summenblock mit Netto, MwSt. (19%), Brutto
• Zahlungsbedingungen
• Fußzeile mit Bankverbindung und Steuernummern

Bei Schlussrechnungen werden die bereits geleisteten Abschlagszahlungen automatisch abgezogen.

Mehrseitige Rechnungen

Bei vielen Positionen erzeugt das System automatisch mehrseitige PDFs mit Zwischensummen pro Seite und Übertragszeilen auf der Folgeseite.

Budget-Synchronisation

Die Verknüpfung zwischen Rechnungen und dem Herzstück-Budget ist ein zentrales Feature. Beim Versenden einer Rechnung werden die Budget-Daten automatisch aktualisiert:

Was wird synchronisiert?

Ebene	Feld	Berechnung
Budget-Aufgabe	invoicedPercent	Summe aller fakturierten Netto-Beträge / Budget-Gesamtpreis
Budget-Aufgabe	paidPercent	Anteilig bezahlter Netto-Betrag / Budget-Gesamtpreis
Gewerk	totalInvoicedNet	Aggregation aller Aufgaben-invoicedPercent
Gewerk	totalPaidNet	Aggregation aller Aufgaben-paidPercent

Ablauf der Synchronisation

1. Rechnung wird versendet (oder Zahlung erfasst)
2. Der InvoiceBudgetSyncService identifiziert alle verknüpften Budget-Aufgaben
3. Für jede Aufgabe wird der invoicedPercent (bzw. paidPercent) idempotent neu berechnet
4. Die Gewerk-Summen (totalInvoicedNet, totalPaidNet) werden aggregiert
5. Der Soll-Ist-Vergleich aktualisiert sich automatisch

Idempotente Berechnung

Die Synchronisation berechnet die Werte jedes Mal vollständig neu (nicht inkrementell). Das bedeutet: Auch wenn eine Rechnung storniert oder korrigiert wird, stimmen die Budget-Werte danach immer.

Integration im Soll-Ist-Vergleich

Die fakturierten Beträge fließen direkt in den Soll-Ist-Vergleich ein und sind dort als eigene Spalte sichtbar. So sehen Sie auf einen Blick:

• Was geplant ist (SOLL)
• Was tatsächlich ausgegeben wurde (IST)
• Was bereits fakturiert wurde (Rechnungen)
• Was noch zu fakturieren ist (Differenz)

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) werden nicht direkt in der Rechnungsverwaltung erstellt, sondern über die Projektkosten im Herzstück des jeweiligen Projekts erfasst. Sie erscheinen in der Rechnungsübersicht als aggregierte Ansicht über alle Projekte.

Für jede Eingangsrechnung sehen Sie:

• Rechnungsnummer und Lieferant
• Zugeordnetes Projekt
• Bruttobetrag, Bezahlter Betrag und offener Betrag
• Status (Offen, Bezahlt, Überfällig)

Suche & Filter

Die Rechnungsübersicht bietet:

• Volltextsuche über Rechnungsnummer, Kunde/Lieferant, Projekt und Titel
• Status-Filter (Alle, Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig)
• Projekt-Filter zur Einschränkung auf ein bestimmtes Projekt

Berechtigungen

Rolle	Zugriff	Aktionen
Admin	Vollzugriff	Erstellen, Bearbeiten, Senden, Löschen, Zahlung erfassen
Backoffice	Vollzugriff	Erstellen, Bearbeiten, Senden, Löschen, Zahlung erfassen
Projektleiter	Kein Zugriff	-
Mitarbeiter	Kein Zugriff	-

Nächste Schritte

• Herzstück - Übersicht - Gesamtüberblick über das Budget-Management
• Soll-Ist-Vergleich - Budget-Kontrolle in Echtzeit
• Herzstück Export - Budget-Daten exportieren
• GAEB-Import - Budget aus Leistungsverzeichnissen importieren