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Rechnungen

Die Rechnungsverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des Herzstück-Systems. Hier erstellen und verwalten Sie Ihre Ausgangsrechnungen an Auftraggeber und behalten den Überblick über Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern.

Rechnungen Übersicht

Überblick

Die Rechnungsseite (/invoices) gliedert sich in drei Bereiche:

TabInhalt
AusgangVersendete Rechnungen an Auftraggeber (Forderungen)
EingangLieferantenrechnungen aus den Projektkosten (Verbindlichkeiten)
EntwürfeNoch nicht finalisierte Rechnungsentwürfe

Am oberen Rand sehen Sie vier Kennzahlenkarten:

  • Eingang (Verbindlichkeiten): Offene Lieferantenrechnungen
  • Ausgang (Forderungen): Offene Ausgangsrechnungen
  • Netto-Position: Forderungen minus Verbindlichkeiten
  • Bezahlt (Ausgang): Bereits eingegangene Zahlungen

Rechnungsarten

DIE Bausoftware unterstützt verschiedene Rechnungstypen, die im deutschen Baugewerbe üblich sind:

TypBeschreibungAnwendungsfall
RechnungStandard-RechnungEinzelleistung, Pauschalabrechnung
AbschlagsrechnungTeilrechnung nach BaufortschrittLaufende Projekte mit Abschlagszahlungen
AnzahlungsrechnungVorauszahlungsrechnungMaterialbeschaffung vor Baubeginn
SchlussrechnungAbschlussrechnung mit Abzug der AbschlägeProjektende, berücksichtigt alle bisherigen Abschläge
GutschriftTeilweise RückerstattungKorrektur einer bestehenden Rechnung (z. B. Minderleistung)
Abschlagsrechnungen

Bei Abschlagsrechnungen nummeriert das System die Teilrechnungen automatisch (z. B. "1. Abschlag", "2. Abschlag"). Die Schlussrechnung zieht alle vorherigen Abschläge automatisch ab.

Rechnung erstellen

Neue Rechnung anlegen

  1. Navigieren Sie zu Rechnungen (/invoices)
  2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
  3. Wählen Sie den Rechnungstyp (Rechnung, Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung)

Rechnungseditor

Im Rechnungseditor konfigurieren Sie die Rechnung in folgenden Schritten:

  1. Projekt und Kunde auswählen -- Die Rechnung wird einem Projekt zugeordnet und der Kunde aus dem Projekt übernommen
  2. Positionen erfassen -- Einzelpositionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
  3. Budget-Verknüpfung (optional) -- Positionen können direkt mit Budget-Aufgaben verknüpft werden
  4. Texte anpassen -- Einleitungstext, Schlusstext und Zahlungsbedingungen
  5. Rabatte/Nachlässe -- Prozentuale oder fixe Rabatte, Skonto-Vereinbarungen (z. B. "3,5% Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen")
Entwurf vs. Finalisiert

Solange eine Rechnung im Status "Entwurf" ist, kann sie frei bearbeitet werden. Beim Versenden wird automatisch eine Rechnungsnummer vergeben. Das Format ist konfigurierbar (Standard: RE-YYYY-NNNN, z. B. RE-2026-0001). Diese Nummer wird pro Firma und Jahr fortlaufend und atomar generiert -- Doppelvergabe ist ausgeschlossen.

Positionen aus Budget übernehmen

Wenn das Projekt ein importiertes Budget hat, können Sie Positionen direkt aus den Budget-Aufgaben übernehmen:

  1. Wechseln Sie im Editor zum Tab Budget-Positionen
  2. Wählen Sie die gewünschten Positionen/Gewerke aus
  3. Die Mengen, Einheiten und Preise werden automatisch übernommen
  4. Durch die Verknüpfung wird die Budget-Synchronisation aktiviert

Bereits fakturierte Anteile pro Position werden angezeigt, sodass Sie sehen, wie viel Prozent einer Budget-Position bereits in Rechnung gestellt wurden.

Positionsdetails

Jede Rechnungsposition enthält:

FeldBeschreibung
BeschreibungKurze Positionsbeschreibung (max. 500 Zeichen)
LangbeschreibungOptionale ausführliche Beschreibung (max. 5.000 Zeichen)
MengeAnzahl/Umfang
EinheitMaßeinheit (Stück, Meter, Stunden, Pauschale etc.)
EinzelpreisPreis pro Einheit
MwSt.-Satz19%, 7% oder 0%
RabattOptionaler Positions-Rabatt in Prozent
Budget-ZuordnungOptionale Verknüpfung mit einer Budget-Aufgabe
PositionstypDienstleistung, Material, Pauschal oder Abzug

Abzüge bei Schlussrechnungen

Bei Schlussrechnungen können vorherige Abschlagsrechnungen als Abzüge hinzugefügt werden. Das System zeigt eine Übersicht aller bisherigen Rechnungen des Projekts an. Abzüge werden am Ende der Rechnung vom Nettobetrag subtrahiert.

Status-Workflow

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf → Finalisiert → Versendet → Bezahlt
↘ Teilbezahlt → Bezahlt
↘ Überfällig
↘ Storniert
StatusBeschreibungAktionen
EntwurfNoch nicht finalisiertBearbeiten, Löschen, Als versendet markieren
FinalisiertRechnungsnummer vergeben, noch nicht versendetVersenden, PDF herunterladen
VersendetAn den Kunden gesendetPDF herunterladen, Zahlung erfassen, Mahnung
TeilbezahltTeilzahlung eingegangenWeitere Zahlung erfassen
BezahltVollständig bezahltArchiviert
ÜberfälligFälligkeitsdatum überschrittenMahnung senden
StorniertRechnung wurde storniertKeine weiteren Aktionen
Fälligkeitsdatum

Das Standard-Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Rechnungen werden automatisch als überfällig markiert, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist.

Stornierung und Gutschrift

Stornierung (Stornorechnung)

Eine Stornierung hebt eine Rechnung vollständig auf:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf Stornieren
  3. Geben Sie einen Stornierungsgrund ein (Pflicht)
  4. Das System erstellt eine Stornorechnung mit negativen Beträgen
  5. Die Originalrechnung wird als "Storniert" markiert
  6. Die Budget-Synchronisation wird automatisch ausgelöst

Stornierbar sind Rechnungen mit Status Finalisiert, Versendet oder Teilbezahlt.

Gutschrift (Teilerstattung)

Eine Gutschrift ermöglicht eine teilweise Rückerstattung:

  1. Öffnen Sie die Originalrechnung
  2. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen
  3. Geben Sie den Gutschriftsgrund ein (Pflicht)
  4. Fügen Sie Gutschriftspositionen hinzu (Beschreibung und Betrag)
  5. Positionen können optional einer Budget-Aufgabe zugeordnet werden
  6. Die Gutschrift wird als separate Rechnung vom Typ "Gutschrift" erstellt

Rechnung versenden

Per E-Mail

Rechnungen können direkt aus der Anwendung per E-Mail versendet werden:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf Senden
  3. Geben Sie Empfänger, Betreff und persönliche Nachricht ein
  4. Optional: CC-Empfänger hinzufügen
  5. Wählen Sie das Anhangsformat:
    • Standard-PDF -- Professionelle PDF mit Briefkopf
    • ZUGFeRD-PDF -- PDF mit eingebettetem XML-Datensatz (maschinenlesbar, EN16931-konform)
    • XRechnung -- XML-Rechnung als separater Anhang (für öffentliche Auftraggeber)

Der Versandprozess läuft in drei Phasen:

  1. Nummer & Datum zuweisen -- Rechnungsnummer wird atomar reserviert, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum werden gesetzt
  2. PDF generieren -- PDF mit der zugewiesenen Rechnungsnummer erstellen
  3. Status aktualisieren -- Nach erfolgreichem Versand wird die Rechnung als "Versendet" markiert und die Budget-Synchronisation ausgelöst
E-Mail-Verlauf

Jede gesendete E-Mail wird protokolliert. Im Tab "Verlauf" sehen Sie für jede Rechnung: Empfänger, Zeitpunkt, Status (Gesendet/Zugestellt/Fehlgeschlagen/Unzustellbar) und ob ZUGFeRD verwendet wurde.

Manuell als versendet markieren

Falls Sie die Rechnung auf anderem Weg (Post, Übergabe) versenden, können Sie sie manuell als versendet markieren. Der gleiche Budget-Sync wird ausgelöst.

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)

DIE Bausoftware unterstützt die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Rechnungsstellung:

ZUGFeRD / Factur-X

  • Profil: EN16931 (EU-Norm für elektronische Rechnungsstellung)
  • Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz
  • Konformität: EU-Richtlinie 2014/55/EU
  • Die XML-Daten werden direkt in die PDF eingebettet -- der Empfänger erhält ein visuell lesbares PDF, das gleichzeitig maschinenlesbar ist

XRechnung

  • Standard: EN16931 (identischer Datensatz wie ZUGFeRD)
  • Format: Reines XML (kein PDF)
  • Pflicht: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
  • Download: XRechnung-XML kann separat heruntergeladen oder als E-Mail-Anhang versendet werden
  • Validierung: Integrierte Validierung gegen den XRechnung-Standard

Unterstützte E-Rechnungsfelder

FeldBeschreibung
LieferdatumPflichtfeld für ZUGFeRD (Leistungsdatum)
BestellnummerLeitweg-ID oder Bestellreferenz des Kunden
VertragsnummerReferenz zum Vertrag
ProjektreferenzProjektnummer des Kunden
ZahlungsartSEPA-Überweisung (Code 58) oder Überweisung (Code 30)
ArtikelnummernVerkäufer-/Käufer-/GTIN-Artikelnummern pro Position
E-Rechnungspflicht

Ab 2025 ist die elektronische Rechnung für B2G-Rechnungen (an öffentliche Auftraggeber) verpflichtend. Ab 2027 wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich schrittweise Pflicht. DIE Bausoftware unterstützt beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) direkt aus der Rechnungsverwaltung.

PDF-Generierung

Rechnungs-PDFs werden bei jedem Download frisch generiert -- es gibt keinen gespeicherten PDF-Cache. Das stellt sicher, dass stets die aktuellsten Firmendaten (Logo, Adresse, Bankverbindung) verwendet werden.

Die PDF enthält:

  • Briefkopf mit Logo und Firmendaten (aus den Firmeneinstellungen)
  • Empfängeradresse des Kunden
  • Rechnungsdetails (Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Projekt)
  • Positionstabelle mit Pos., Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis
  • Summenblock mit Netto, MwSt. (19%), Brutto
  • Rabatte/Skonto (falls konfiguriert)
  • Abzüge bei Schlussrechnungen (vorherige Abschlagszahlungen)
  • Zahlungsbedingungen
  • Fußzeile mit Bankverbindung und Steuernummern
Mehrseitige Rechnungen

Bei vielen Positionen erzeugt das System automatisch mehrseitige PDFs mit Zwischensummen pro Seite und Übertragszeilen auf der Folgeseite.

Zahlung erfassen

  1. Öffnen Sie die Rechnungsübersicht oder die Rechnungsdetailseite
  2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Zahlung erfassen
  3. Geben Sie den eingegangenen Betrag ein
  4. Optional: Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Bar, Scheck) und Referenz/Verwendungszweck
  5. Bei Teilzahlung wird der Status automatisch auf Teilbezahlt gesetzt
  6. Sobald der Gesamtbetrag erreicht ist, wechselt der Status auf Bezahlt

Jede erfasste Zahlung wird in der Zahlungshistorie der Rechnung protokolliert und löst eine Budget-Synchronisation aus.

Mahnwesen

Für überfällige Rechnungen steht ein dreistufiges Mahnwesen zur Verfügung:

StufeBezeichnungBeschreibung
1ZahlungserinnerungFreundliche erste Erinnerung
22. MahnungNachdrückliche Zahlungsaufforderung
3Letzte MahnungLetzte Zahlungsaufforderung vor weiteren Schritten

Jede Mahnung wird in den Rechnungs-Metadaten protokolliert und das Fälligkeitsdatum wird um 14 Tage verlängert.

Budget-Synchronisation

Die Verknüpfung zwischen Rechnungen und dem Herzstück-Budget ist ein zentrales Feature. Beim Versenden einer Rechnung, bei Zahlungserfassung und bei Stornierungen werden die Budget-Daten automatisch aktualisiert.

Was wird synchronisiert?

EbeneFeldBerechnung
Budget-PositionFakturiert (%)Summe aller fakturierten Netto-Beträge / Positions-Gesamtpreis
Budget-PositionBezahlt (%)Anteilig bezahlter Netto-Betrag / Positions-Gesamtpreis
GewerkFakturiert NettoAggregation aus allen verknüpften Positionen
GewerkBezahlt NettoAggregation aus allen verknüpften Positionen

Ablauf der Synchronisation

  1. Rechnung wird versendet (oder Zahlung erfasst, oder Stornierung durchgeführt)
  2. Alle verknüpften Budget-Positionen werden identifiziert
  3. Für jede Position wird der Fakturierungs- und Bezahlt-Prozentsatz komplett neu berechnet (nicht inkrementell addiert)
  4. Die Gewerk-Summen werden aggregiert
  5. Der Soll-Ist-Vergleich aktualisiert sich automatisch
Idempotente Berechnung

Die Synchronisation berechnet die Werte jedes Mal vollständig neu (nicht inkrementell). Das bedeutet: Auch wenn eine Rechnung storniert oder korrigiert wird, stimmen die Budget-Werte danach immer. Mehrfaches Ausführen liefert garantiert das gleiche Ergebnis.

Welche Rechnungen werden berücksichtigt?

Nur Rechnungen mit den Status Finalisiert, Versendet, Bezahlt, Teilbezahlt oder Überfällig fließen in die Fakturierungs-Prozente ein. Entwürfe und stornierte Rechnungen werden ignoriert.

Integration im Soll-Ist-Vergleich

Die fakturierten Beträge fließen direkt in den Soll-Ist-Vergleich ein und sind dort als eigene Spalte sichtbar. So sehen Sie auf einen Blick:

  • Was geplant ist (SOLL)
  • Was tatsächlich ausgegeben wurde (IST)
  • Was bereits fakturiert wurde (Rechnungen)
  • Was noch zu fakturieren ist (Differenz)

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) werden nicht direkt in der Rechnungsverwaltung erstellt, sondern über die Projektausgaben im Herzstück des jeweiligen Projekts erfasst. Sie erscheinen in der Rechnungsübersicht als aggregierte Ansicht über alle Projekte.

Für jede Eingangsrechnung sehen Sie:

  • Rechnungsnummer und Lieferant
  • Zugeordnetes Projekt
  • Bruttobetrag, Bezahlter Betrag und offener Betrag
  • Status (Offen, Bezahlt, Überfällig)

Suche & Filter

Die Rechnungsübersicht bietet:

  • Volltextsuche über Rechnungsnummer, Kunde/Lieferant, Projekt und Titel
  • Status-Filter (Alle, Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig)
  • Projekt-Filter zur Einschränkung auf ein bestimmtes Projekt

Rechnungsnummer-Format

Das Format der Rechnungsnummer ist pro Firma konfigurierbar. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

PlatzhalterBeispielBeschreibung
{YYYY}2026Volles Jahr (4-stellig)
{YY}26Kurzes Jahr (2-stellig)
{NNNNN}00001Fortlaufende Nummer (5-stellig)
{NNNN}0001Fortlaufende Nummer (4-stellig)
{NNN}001Fortlaufende Nummer (3-stellig)

Standard-Format: RE-{YYYY}-{NNNN} (z. B. RE-2026-0001). Die Nummern werden pro Jahr zurückgesetzt.

Berechtigungen

RolleZugriffAktionen
AdminVollzugriffErstellen, Bearbeiten, Senden, Stornieren, Gutschrift, Zahlung erfassen
BackofficeVollzugriffErstellen, Bearbeiten, Senden, Stornieren, Gutschrift, Zahlung erfassen
ProjektleiterKein Zugriff--
MitarbeiterKein Zugriff--

Zusammenhänge mit anderen Modulen

Die Rechnungsverwaltung ist tief mit dem Herzstück-Finanzsystem und anderen Modulen verknüpft. Hier wird erklärt, woher die Daten kommen, wohin sie fließen und wie die einzelnen Module zusammenspielen.

Woher kommen die Rechnungspositionen?

Rechnungspositionen können aus zwei Quellen stammen:

  1. Aus dem Budget übernommen: Im Rechnungseditor können Sie direkt auf die importierten Budget-Positionen (LV-Positionen) zugreifen. Mengen, Einheiten und Preise werden automatisch übernommen. Diese Methode erstellt eine Verknüpfung (budgetTaskId) zwischen der Rechnungsposition und der Budget-Position, die für die automatische Budget-Synchronisation benötigt wird.

  2. Manuell erstellt: Positionen können auch frei eingegeben werden, ohne Bezug zum Budget. In diesem Fall findet keine Budget-Synchronisation statt -- die Rechnung existiert "standalone" und hat keinen Einfluss auf den Leistungsstand oder die Budget-Fakturierungsprozente.

Zusammenhang: Budget-Verknüpfung ist entscheidend

Nur Rechnungspositionen mit Budget-Verknüpfung (budgetTaskId) fließen in den Leistungsstand, die Fakturierungsprozente und die Budget-Synchronisation ein. Frei erstellte Positionen erscheinen zwar in der Rechnungsübersicht und auf der PDF, aber nicht in der Leistungsstand-Matrix.

→ Siehe auch: Budget-Import | Leistungsstand

Der vollständige Rechnungs-Lebenszyklus

Eine Rechnung durchläuft folgenden Lebenszyklus, wobei an verschiedenen Stellen andere Module involviert sind:

Entwurf erstellen (Positionen aus Budget oder manuell)

Finalisieren (Rechnungsnummer wird atomar reserviert)

Versenden (per E-Mail oder manuell markiert)
├── PDF wird generiert (ggf. mit ZUGFeRD-XML)
├── Budget-Synchronisation wird ausgelöst (InvoiceBudgetSyncService)
└── Leistungsstand wird aktualisiert (neue Spalte erscheint)

Warten auf Zahlung
├── Fälligkeitsdatum überschritten → Status "Überfällig" → Mahnwesen
├── Teilzahlung erfasst → Status "Teilbezahlt" → Budget-Sync erneut
└── Vollzahlung erfasst → Status "Bezahlt" → Budget-Sync erneut

[Optional] Stornierung → Stornorechnung wird erstellt → Budget-Sync (Werte werden zurückgesetzt)
[Optional] Gutschrift → Teilerstattung → Budget-Sync

Wie der InvoiceBudgetSyncService funktioniert

Der InvoiceBudgetSyncService ist der technische Dienst, der die Verbindung zwischen Rechnungen und dem Herzstück herstellt. Er wird in folgenden Situationen ausgelöst:

  • Rechnung wird versendet (oder manuell als versendet markiert)
  • Zahlung wird erfasst (Teil- oder Vollzahlung)
  • Rechnung wird storniert
  • Gutschrift wird erstellt

Bei jedem Auslösen passiert Folgendes:

  1. Alle Rechnungspositionen mit budgetTaskId werden identifiziert
  2. Für jede referenzierte Budget-Position werden alle zugehörigen Rechnungspositionen aus allen gültigen Rechnungen gesammelt (Status: Finalisiert, Versendet, Bezahlt, Teilbezahlt, Überfällig)
  3. Die Summe der Netto-Beträge wird durch den Gesamtpreis der Budget-Position geteilt → ergibt invoicedPercent
  4. Die Gewerk-Summen (totalInvoicedNet, totalPaidNet) werden aggregiert
Zusammenhang: Idempotente Berechnung

Die Synchronisation ist idempotent -- sie berechnet die Werte jedes Mal vollständig von Grund auf neu (nicht inkrementell). Das bedeutet: Wenn eine Rechnung storniert, korrigiert oder eine neue Rechnung hinzugefügt wird, stimmen die Budget-Werte danach garantiert. Auch mehrfaches Ausführen liefert immer dasselbe Ergebnis.

Verbindung zum Leistungsstand

Jede versendete Rechnung mit Budget-verknüpften Positionen erzeugt eine neue Spalte in der Leistungsstand-Matrix. Die Spalten werden chronologisch nach Rechnungsdatum sortiert:

  • AZ I, AZ II, AZ III, ... = Abschlagsrechnungen (römische Ziffern)
  • SZ = Schlussrechnung

Die kumulierten Prozente und Beträge in der Matrix stammen direkt aus den Fakturierungsdaten, die der InvoiceBudgetSyncService berechnet hat.

Verbindung zu ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XMLs werden zum Zeitpunkt des Versands generiert (nicht vorher). In das ZUGFeRD/XRechnung-Dokument fließen folgende Daten ein:

  • Firmendaten (Name, Adresse, USt-IdNr, Bankverbindung) -- aus den Firmeneinstellungen
  • Kundendaten (Name, Adresse, ggf. Leitweg-ID) -- aus dem Kundenstamm des Projekts
  • Rechnungspositionen (Beschreibung, Menge, EP, MwSt.-Satz) -- aus dem Rechnungseditor
  • Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum, Skonto) -- aus der Rechnungskonfiguration
  • Rechnungsnummer und -datum -- werden erst beim Versand zugewiesen (atomar, keine Doppelvergabe)

→ Siehe auch: Abschnitt E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)

Verbindung zum Mahnwesen

Das dreistufige Mahnwesen wird automatisch aktiv, wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet:

  1. Das System prüft regelmäßig alle versendeten Rechnungen auf Überfälligkeit
  2. Überschreitet eine Rechnung das Fälligkeitsdatum, wechselt ihr Status automatisch auf "Überfällig"
  3. Im Dashboard erscheint ein orangefarbenes Warnbanner mit der Anzahl und Gesamtsumme überfälliger Rechnungen
  4. Pro Rechnung können bis zu drei Mahnstufen manuell ausgelöst werden (Zahlungserinnerung → 2. Mahnung → Letzte Mahnung)
  5. Jede Mahnung verlängert das Fälligkeitsdatum um 14 Tage

→ Siehe auch: Dashboard

Verbindung zum Soll-Ist-Vergleich

Die fakturierten Beträge fließen in den Soll-Ist-Vergleich ein und ergänzen dort die Perspektive um eine dritte Dimension:

  • SOLL = Geplantes Budget (aus Import)
  • IST = Tatsächliche Kosten (aus genehmigten Bautagebüchern)
  • Fakturiert = An den Kunden berechnet (aus versendeten Rechnungen)

So sehen Sie auf einen Blick, was noch zu fakturieren ist (Differenz zwischen SOLL und Fakturiert) und ob die tatsächlichen Kosten (IST) die Einnahmen (Fakturiert) übersteigen.

Eingangsrechnungen und Projektausgaben

Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) werden nicht in der Rechnungsverwaltung erstellt, sondern über die Projektausgaben im Herzstück des jeweiligen Projekts. Sie erscheinen in der Rechnungsübersicht als aggregierte Ansicht. Diese Eingangsrechnungen sind Teil der IST-Kosten und fließen über die Projektausgaben (projectExpenses) in den Soll-Ist-Vergleich ein.

→ Siehe auch: Soll-Ist-Vergleich | Herzstück - Übersicht

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