Häufige Fragen (FAQ)
Diese FAQ wird automatisch aus der App synchronisiert.
Herzstück
Wie importiere ich eine GAEB-Datei?
Gehen Sie zu Projekte -> Wählen Sie ein Projekt -> Finanzen > LV/Budget -> Datei hochladen. Unterstützt werden GAEB-XML 3.x (.x83, .x84) und GAEB 90 (.d83, .d84) sowie Excel (.xlsx) und Blueprint JSON. Beim Import können Sie den Import-Modus (Ersetzen oder Anhängen) und Strukturlabels konfigurieren. Alternativ können Sie direkt über Projekte > Aus Angebot erstellen ein neues Projekt mit GAEB-Datei anlegen.
Was ist der Soll-Ist-Vergleich?
Der Soll-Ist-Vergleich zeigt die Differenz zwischen geplanten Budgets (aus GAEB) und tatsächlichen Kosten (aus Stundenerfassung und Material). Abweichungen werden farblich markiert: Grün (im Budget), Gelb (Warnung), Rot (überschritten).
Wie exportiere ich Herzstück-Daten?
Im Herzstück-Tab finden Sie den Export-Button. Sie können als JSON (für Weiterverarbeitung), PDF (Kostenvoranschlag) oder ZIP (komplettes Projektpaket) exportieren.
Einsatzplanung
Wie erstelle ich einen neuen Einsatz?
Gehen Sie zu Einsatzplanung → Klicken Sie auf das "+"-Symbol beim gewünschten Tag → Füllen Sie Projekt, Aufgabe, Team und Zeitraum aus. Alternativ können Sie Aufgaben per Drag-and-Drop im Kalender verschieben.
Wie funktioniert die automatische Übersetzung?
Die Einsatzplanung übersetzt Aufgabenbeschreibungen automatisch in über 90 Sprachen (basierend auf OpenAI). Admin und Backoffice legen in den Einstellungen fest, welche Sprachen im Unternehmen verfügbar sind. Mitarbeiter sehen Aufgaben und Benachrichtigungen in ihrer bevorzugten Sprache in der Worker-App.
Worker-App
Funktioniert die Worker-App offline?
Ja, die PWA cached alle Daten lokal. Sie können Fotos aufnehmen, Zeiten erfassen und Dokumentation erstellen. Alles wird synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Wie installiere ich die Worker-App?
Öffnen Sie die App-URL in Chrome/Safari → Tippen Sie auf "Zum Startbildschirm hinzufügen" (Android) oder das Teilen-Symbol → "Zum Home-Bildschirm" (iOS). Keine App-Store Installation nötig.
Was ist der Dokumentation-Wizard?
Der 7-Schritte-Wizard führt durch die vollständige Baustellendokumentation: Projekt/Aufgabe → Arbeitszeiten → Fotos → Sprachnotizen → Material → Unterschrift-Typ → Unterschrift. Alle Pflichtfelder sind klar markiert.
Genehmigungszentrale
Was ist der Y-Split?
Nach Manager-Genehmigung teilt sich der Workflow: Ast 1 geht ans Controlling (Personalkosten werden ins Budget übernommen), Ast 2 an Compliance (§16 ArbZG PDF wird generiert und 2 Jahre archiviert).
Welche Signaturoptionen gibt es?
Selbst-Signatur (Mitarbeiter unterschreibt für sich) und Externe Signatur (z.B. Bauleiter vor Ort unterschreibt für Empfang/Abnahme). Beide Optionen sind rechtssicher mit Zeitstempel.
Erweiterte Funktionen
Wie funktionieren 3D-Scans?
Nehmen Sie ein kurzes Video mit dem Smartphone auf → Hochladen → Das System erstellt automatisch ein 3D-Modell (Gaussian Splatting). Ideal für Baufortschrittsdokumentation und Beweissicherung.
Was kann der KI-Assistent?
Vier Modi: Freitext (ChatGPT-Style), Projektwissen (RAG über Dokumente + Bautagebücher), Globales Firmenwissen (Admin-only), Recht & Compliance (VOB/B, BGB). Optimiert für Baubranche.
Wie werden Gefährdungsbeurteilungen erstellt?
Der KI-Assistent analysiert das Leistungsverzeichnis und die Gewerke und generiert automatisch eine projektspezifische Gefährdungsbeurteilung. Diese kann manuell angepasst und als PDF exportiert werden.
Rollen
Welche Benutzerrollen gibt es?
Vier Rollen: Admin (voller Zugriff), Office/Backoffice (Verwaltung, kein Budget-Zugriff auf Worker-Ebene), Projektleiter (Projektverwaltung, begrenzte Admin-Rechte), Worker/Mitarbeiter (Zeiterfassung, Dokumentation).
Kann ich Berechtigungen anpassen?
Ja. Neben den vier Standardrollen (Admin, Office, Projektleiter, Mitarbeiter) gibt es granulare Projektberechtigungen. Admin und Backoffice können pro Benutzer und Projekt einzelne Berechtigungen anpassen (z. B. Dokumente hochladen, Zeiten genehmigen, KI-Assistent). Details finden Sie unter Benutzerrollen.
Zusammenhaenge
Wie kommen die Kosten ins Herzstueck?
Die IST-Kosten im Herzstueck entstehen ausschliesslich durch genehmigte Bautagebuch-Eintraege. Der vollstaendige Weg:
- Ein Mitarbeiter dokumentiert seine Arbeit in der Worker-App (Arbeitszeit, Material, Fotos)
- Der Eintrag wird als Bautagebuch-Eintrag eingereicht
- Ein Projektleiter, Backoffice oder Admin genehmigt den Eintrag in der Genehmigungszentrale
- Nach Genehmigung werden die Kosten (Arbeitszeit x Stundensatz + Materialkosten) automatisch als IST-Kosten ins Herzstueck uebernommen
- Im Soll-Ist-Vergleich sehen Admin und Backoffice die Abweichung zum geplanten Budget
Wichtig: Ohne Genehmigung keine Kosten. Staut sich die Genehmigungszentrale, bleiben die IST-Kosten bei Null -- auch wenn auf der Baustelle laengst gearbeitet wird.
Was passiert nach einer Genehmigung?
Nach der Genehmigung eines Bautagebuch-Eintrags passiert der sogenannte Y-Split -- zwei parallele Prozesse werden ausgeloest:
- Ast 1 (Controlling): Die Personalkosten (Arbeitszeit x Stundensatz aus den Firmeneinstellungen) und Materialkosten werden als IST-Kosten ins Herzstueck uebernommen. Dort erscheinen sie sofort im Soll-Ist-Vergleich und beeinflussen den Leistungsstand.
- Ast 2 (Compliance): Ein Arbeitszeitnachweis-PDF wird gemaess §16 ArbZG generiert und fuer 2 Jahre archiviert. Das stellt sicher, dass die gesetzliche Dokumentationspflicht fuer Arbeitszeiten erfuellt wird.
Beide Aeste laufen automatisch und gleichzeitig -- Admin/Backoffice muss nichts zusaetzlich tun.
Warum sehe ich als Projektleiter kein Budget?
Der Budget-Zugriff (Herzstueck, Leistungsstand, Ausgaben, Rechnungen) ist bewusst auf Admin und Backoffice beschraenkt. Das spiegelt die typische Organisationsstruktur in Baufirmen wider: Finanzielle Entscheidungen und Kalkulationen bleiben im Buero.
Der Projektleiter liefert die Daten fuer das Budget (ueber Genehmigungen), sieht aber die Finanzzahlen selbst nicht. Wenn ein Projektleiter dennoch Budget-Einblick benoetigt, kann der Admin dies ueber die granularen Projektberechtigungen pro Projekt freischalten.
Was ist der Unterschied zwischen Aufgabe und Einsatz?
- Aufgabe = WAS getan werden muss. Eine Aufgabe beschreibt eine Taetigkeit ("Elektroinstallation EG", "Trockenbau OG 2") und kann aus Budget-Positionen im Herzstueck abgeleitet werden. Aufgaben werden in der Einsatzplanung oder direkt im Projekt erstellt.
- Einsatz = WER es WANN tut. Ein Einsatz ordnet einer Aufgabe konkrete Mitarbeiter und einen Zeitraum zu. Einsaetze werden in der Einsatzplanung geplant, veroeffentlicht und erscheinen dann in der Worker-App der zugewiesenen Mitarbeiter.
Ein Einsatz verweist immer auf eine Aufgabe. Eine Aufgabe kann mehrere Einsaetze haben (z.B. gleiche Aufgabe, verschiedene Tage oder Teams).
Wer kann was genehmigen?
Die Genehmigungszentrale hat ein klares Rechtemodell:
| Rolle | Genehmigungsrecht |
|---|---|
| Admin | ALLE Projekte, Manager Override (kann blockierte Eintraege loesen) |
| Backoffice | Projekte, denen zugewiesen, Bautagebuecher + Zeiteintraege genehmigen |
| Projektleiter | NUR eigene Projekte, Bautagebuecher + Zeiteintraege genehmigen |
| Mitarbeiter | Kein Genehmigungszugriff -- kann nur eigene Eintraege einreichen |
Warum sehe ich als Mitarbeiter nicht die Eintraege meiner Kollegen?
Aus Datenschutzgruenden sieht jeder Mitarbeiter NUR seine eigenen Daten: eigene Einsaetze, eigene Bautagebuch-Eintraege, eigene Zeiteintraege. Das gilt auch fuer den Chat (nur Projekt-Chats und Direktnachrichten, keine Admin-Kanaele). Diese Einschraenkung schuetzt persoenliche Arbeitszeitdaten und ist DSGVO-konform.
Wie haengen Herzstueck und Rechnungen zusammen?
Rechnungen basieren auf den Daten im Herzstueck: Die SOLL-Kosten (aus dem Budget/GAEB-Import) und IST-Kosten (aus genehmigten Bautagebuch-Eintraegen) bilden die Grundlage fuer die Rechnungsstellung. Der Leistungsstand zeigt den Projektfortschritt, der bestimmt, welcher Anteil des Budgets abgerechnet werden kann. Rechnungen koennen nativ in Fortuna Softec oder ueber den Angebots-Konstruktor erstellt werden (je nach Firmeneinstellung des Admins).
Technisches
Welche Browser werden unterstützt?
Chrome (empfohlen), Firefox, Safari und Edge in aktuellen Versionen. Die Worker-App funktioniert am besten in Chrome (Android) und Safari (iOS).
Wie werden meine Daten gesichert?
Tägliche automatische Backups, 3-Layer-Architektur (Datenbank, PDF-Archiv, monatliche Reports), DSGVO-konform mit 2-Jahres-Aufbewahrung für Arbeitszeitnachweise.
Ihre Frage nicht dabei?
Kontaktieren Sie unseren Support unter support@fortuna-softec.de.