Einsatzplanung

In der App-Navigation finden Sie diese Funktion unter Einsätze & Stunden. Die detaillierte Wochenplanung erfolgt im jeweiligen Projekt im Tab Einsatzplanung.

Die Einsatzplanung ist das Werkzeug für Projektleiter und Backoffice, um Aufgaben auf Mitarbeiter zu verteilen, Arbeitszeiten zu planen und die Planung an die Worker-App zu senden.

Das Prinzip: Proaktiv statt reaktiv

Statt auf Anrufe zu warten und spontan zu reagieren, planen Sie proaktiv:

Ohne Einsatzplanung	Mit Einsatzplanung
"Ruf mal an, wo du heute hin sollst"	Mitarbeiter sehen ihre Aufgaben auf dem Smartphone
Zettelwirtschaft	Digitale Dokumentation
Warten auf Rückfragen	Alle Infos sofort verfügbar
Keine Übersicht über Kapazitäten	ArbZG-konforme Kapazitätsprüfung

Kernfunktionen

Aufgaben erstellen

Erstellen Sie Aufgaben mit allen Details:

• Was ist zu tun?
• Wo? (Projekt, Adresse)
• Wann? (Datum, Uhrzeit)
• Wie lange? (Geplante Stunden)
• Wer? (Mitarbeiter zuweisen)

Aufgaben erstellen

Team zuweisen

• Drag & Drop auf den Kalender
• Konflikterkennung bei Zeitüberschneidungen
• Kapazitätswarnungen (ArbZG-konform)
• Mehrere Mitarbeiter pro Aufgabe
• Bestätigungsdialog beim Verschieben von Einsätzen

Team-Zuweisung

Automatische Übersetzung

Anweisungen werden in die Sprache des Mitarbeiters übersetzt -- unterstützt werden über 90 Sprachen (basierend auf OpenAI). Typische Sprachen in der Baubranche:

• Deutsch, Polnisch, Ukrainisch, Rumänisch
• Russisch, Türkisch, Bulgarisch, Arabisch
• und viele weitere

Übersetzungsfunktion

Die Kalenderansicht

Die Einsatzplanung zeigt einen Wochenkalender mit Mitarbeitern als Zeilen und Wochentagen (Mo--So) als Spalten.

Aufbau

Bereich	Beschreibung
Backlog (links)	Offene Aufgaben, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen sind
Kalenderraster	Wochenansicht mit Drag & Drop
Mitarbeiterzeilen	Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Zeile

Navigation

• Vor/Zurück-Pfeile: Zwischen Wochen wechseln
• KW-Anzeige: Aktuelle Kalenderwoche wird angezeigt
• Filter: Aufgaben nach Budget/Manuell oder per Suchbegriff filtern

Backlog-Filter

Sie können den Aufgaben-Backlog filtern:

• Alle: Alle offenen Aufgaben
• Budget: Nur Aufgaben aus dem Budget/Angebot
• Manuell: Nur manuell erstellte Aufgaben
• Suchfeld: Aufgaben nach Titel, Beschreibung, Gewerk oder Positionsnummer durchsuchen

KW-übergreifende Anzeige

Aufgaben, die in anderen Kalenderwochen bereits eingeplant sind, werden im Backlog mit einem Badge (z. B. "KW 12") gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, ob eine Aufgabe schon Einsätze in anderen Wochen hat.

Workflow

Aufgabe aus Budget oder manuell erstellen
        ↓
Mitarbeiter zuweisen (Drag & Drop aus dem Backlog)
        ↓
Details hinzufügen (Uhrzeit, Material, Werkzeuge, Anweisungen)
        ↓
Planung veröffentlichen
        ↓
Aufgabe wird automatisch in Mitarbeitersprache übersetzt
        ↓
Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter
        ↓
Mitarbeiter sieht Aufgabe in der Worker-App

Maschinenplanung

Neben Mitarbeitern können auch Maschinen und Fahrzeuge auf den Kalender geplant werden (sofern das Fuhrpark-Modul aktiv ist). Maschinen-Einsätze werden separat angezeigt und können per Dialog erstellt und bearbeitet werden.

KI-Einsatzplaner (Experimentell)

Experimentelles Feature

Der KI-Einsatzplaner ist ein experimentelles Feature und muss in den Einstellungen unter KI aktiviert werden. Änderungen und Einschränkungen sind vorbehalten.

Wenn aktiviert, erscheint ein KI-Planung-Button in der Einsatzplanung. Die KI analysiert automatisch:

• Offene Aufgaben mit Priorität und Fristen
• Mitarbeiter-Verfügbarkeit (bestehende Einsätze, Arbeitszeiten)
• Gewerk-Zuordnung basierend auf Erfahrungswerten (wer hat in der Vergangenheit welche Arbeiten durchgeführt?)
• ArbZG-Compliance (max. 10h/Tag, 48h/Woche, Pausenregelungen)

Die KI erstellt Vorschläge, die Sie prüfen und per Klick als Entwürfe übernehmen können. Alle Vorschläge sind transparent und zeigen die Begründung der Zuordnung.

Verbindungen zu anderen Modulen

Die Einsatzplanung ist kein isoliertes Werkzeug -- sie ist ein zentrales Bindeglied im Gesamtsystem. Hier wird erklärt, wie die Einsatzplanung mit den anderen Modulen zusammenhängt und wie Daten zwischen ihnen fließen.

Datenfluss-Übersicht: Der komplette Kreislauf

Die Einsatzplanung ist Teil eines durchgängigen Kreislaufs, der von der Budgetplanung bis zur Kostenauswertung reicht:

Budget-Positionen (Herzstück)
        ↓
Aufgaben erstellen (aus Budget oder manuell)
        ↓
Einsatzplanung: Aufgaben Mitarbeitern zuweisen
        ↓
Veröffentlichung: Push-Notification + Übersetzung
        ↓
Worker-App: Mitarbeiter sieht Einsatz unter "Heute"
        ↓
Worker dokumentiert: Arbeitszeit, Fotos, Material, Unterschrift
        ↓
Bautagebuch: Eintrag erscheint in Management-Ansicht
        ↓
Genehmigungszentrale: Manager genehmigt Eintrag
        ↓
Kosten fließen zurück ins Herzstück (Budget-Position)

Dieser Kreislauf ist der KOMPLETTE Lebenszyklus eines Arbeitseinsatzes -- von der Planung bis zur Kostenverbuchung. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Die Einsatzplanung ist dabei das Bindeglied zwischen der strategischen Planung (Herzstück/Budget) und der operativen Ausführung (Worker-App/Bautagebuch).

Zusammenhang: Herzstück und Einsatzplanung

Aufgaben können direkt aus Budget-Positionen im Herzstück erstellt werden. Wenn eine Aufgabe mit einer Budget-Position verknüpft ist, fließen die dokumentierten Kosten (Personalkosten, Materialkosten, Maschinenkosten) nach Genehmigung durch den Manager genau in diese Budget-Position zurück. So entsteht ein präziser Soll-Ist-Vergleich auf Positionsebene. Aufgaben ohne Budget-Verknüpfung werden dem Projekt zugeordnet, erscheinen aber nicht in der Positionsauswertung des Herzstücks.

Zusammenhang: Worker-App und Einsatzplanung

Veröffentlichte Einsätze erscheinen in der Worker-App unter "Heute" (Einsatz-Übersicht). Der Worker sieht dort das Projekt, die Aufgabe, den geplanten Zeitraum und die Beschreibung -- alles in seiner bevorzugten Sprache. Wenn der Worker über einen Einsatz den Dokumentations-Wizard startet, sind Projekt und Aufgabe bereits vorausgefüllt. Das spart Zeit und stellt sicher, dass die Kosten der richtigen Budget-Position zugeordnet werden.

Zusammenhang: Genehmigungszentrale und Einsatzplanung

Wenn ein Worker seinen Einsatz über die Worker-App dokumentiert hat, entsteht ein Bautagebuch-Eintrag mit Zeiteintrag. Dieser Eintrag erscheint in der Genehmigungszentrale, wo der Manager ihn prüfen, genehmigen oder Korrekturen anfordern kann. Erst nach Genehmigung fließen die Kosten ins Herzstück. Bei externer Signatur (Bauleiter unterschreibt vor Ort) entfällt die Genehmigungszentrale -- der Eintrag ist sofort genehmigt.

Zusammenhang: Maschinenpark und Einsatzplanung

Neben Mitarbeitern können auch Maschinen und Fahrzeuge aus dem Maschinenpark in der Einsatzplanung zugewiesen werden. Maschinen-Einsätze erscheinen separat im Kalender und werden zur Kollisionserkennung genutzt -- eine Maschine kann nicht gleichzeitig auf zwei Baustellen eingeplant werden (harte Kollisionsprüfung). Wenn ein Worker in der Worker-App eine Maschine per QR-Code scannt, erkennt das System die Maschine aus dem Katalog und übernimmt Bezeichnung, Typ und Stundensatz automatisch.

Übersetzungsfunktion im Kontext

Aufgabenbeschreibungen und Anweisungen werden bei Veröffentlichung automatisch in die Sprachen aller zugewiesenen Worker übersetzt. Die Übersetzung erfolgt über OpenAI und unterstützt über 90 Sprachen. Wichtig: Die Übersetzung passiert einmalig bei Veröffentlichung -- wenn Sie danach die Anweisungen ändern, müssen Sie erneut veröffentlichen, damit die Übersetzung aktualisiert wird.

Für wen?

Rolle	Zugriff
Admin	Vollzugriff
Backoffice	Team verwalten, Einsätze planen
Projektleiter	Erstellen und Zuweisen
Mitarbeiter	Nur eigene Aufgaben sehen (Worker-App)