Dokumentations-Wizard
Der Dokumentations-Wizard führt Sie in 7 Schritten durch die Arbeitsdokumentation.
Wizard starten
Es gibt mehrere Wege, den Wizard zu öffnen:
| Weg | Beschreibung |
|---|---|
| "Zeit erfassen"-Button | Der schwimmende Button unten rechts -- von jeder Seite aus erreichbar |
| Einsatz antippen | Im Einsatz-Detail auf "Arbeit dokumentieren" tippen -- Projekt und Aufgabe sind vorausgefüllt |
| Archiv | Im Archiv auf "+ Eintrag erstellen" tippen |
| "Stundenlohn / Eigener Einsatz" | Für Arbeiten ohne zugewiesenen Einsatz |
Wenn Sie über einen bestehenden Einsatz starten, sind Projekt, Aufgabe und geplante Zeiten bereits vorausgefüllt. Das spart Zeit.
Übersicht der Schritte
| Schritt | Name | Inhalt | Pflicht? |
|---|---|---|---|
| 1 | Projekt | Projekt auswählen | Ja |
| 2 | Aufgabe | Aufgabe/Einsatz auswählen | Ja |
| 3 | Arbeitszeit | Start, Ende, Pause | Ja |
| 4 | Bericht | Arbeitsbeschreibung | Ja |
| 5 | Extras | Material, Maschinen, Fotos | Nein |
| 6 | Unterschrift | Signatur-Typ wählen | Ja |
| 7 | Fertig | Absenden | Ja |
Schritt 1: Projekt
Wählen Sie das Projekt aus, an dem Sie gearbeitet haben.
- Es werden nur aktive Projekte angezeigt, denen Sie zugewiesen sind
- Projekte mit heutigen Einsätzen werden hervorgehoben
- Bei Start über einen Einsatz ist das Projekt automatisch ausgefüllt
Schritt 2: Aufgabe
Wählen Sie die Aufgabe, die Sie bearbeitet haben.
- Angezeigt werden Ihre Einsätze der letzten 7 Tage (nicht nur heute)
- Bei Start über einen Einsatz ist die Aufgabe oft vorausgefüllt
- Sie können auch eine andere Aufgabe des Projekts wählen
- Bereits dokumentierte Einsätze sind markiert
Schritt 3: Arbeitszeit
Geben Sie Ihre Arbeitszeiten ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Tag der Arbeit (Standard: heute, änderbar für rückwirkende Einträge) |
| Startzeit | Wann haben Sie begonnen? |
| Endzeit | Wann haben Sie aufgehört? |
| Pause (Minuten) | Wie lange war Ihre Pause? |
Berechnete Arbeitszeit: Wird automatisch angezeigt (Endzeit - Startzeit - Pause). Auch Nachtschichten werden korrekt berechnet (z. B. 22:00 - 06:00).
Je nach Firmeneinstellung werden Zeiten auf bestimmte Intervalle gerundet (z. B. 15-Minuten-Schritte). Die genaue Einstellung legt Ihr Arbeitgeber fest.
Schritt 4: Bericht
Beschreiben Sie Ihre Arbeit. Es gibt zwei Möglichkeiten:
Text eingeben
- Schreiben Sie, was Sie gemacht haben
- Kurz und präzise reicht aus
- Maximal 10.000 Zeichen
- Sie können auch ohne Beschreibung fortfahren
Sprachnotiz (alternativ)
- Tippen Sie auf den großen Mikrofon-Button
- Sprechen Sie Ihre Beschreibung
- Tippen Sie erneut, um die Aufnahme zu stoppen
- Die App transkribiert automatisch auf Deutsch
Beispiel:
- Sie sagen (auf Polnisch): "Zainstalowałem trzy gniazdka w pokoju 204"
- Die App schreibt: "Installation von 3 Steckdosen in Raum 204 abgeschlossen"
Sie können in Ihrer Muttersprache sprechen. Die App erkennt die Sprache automatisch und erstellt eine deutsche Zusammenfassung für den Bericht.
Die Sprachtranskription erfordert eine Internetverbindung. Im Offline-Modus nutzen Sie bitte die Texteingabe.
Schritt 5: Extras (optional)
Hier können Sie zusätzliche Dokumentation hinzufügen. Dieser Schritt kann auch übersprungen werden.
Fotos
- Tippen Sie auf Foto aufnehmen (Kamera) oder Aus Galerie (vorhandene Bilder)
- Machen oder wählen Sie ein oder mehrere Fotos
- Fotos werden als Vorschau angezeigt und können einzeln entfernt werden
Material
- Tippen Sie auf + Material
- Geben Sie den Materialnamen ein
- Geben Sie Menge und Einheit an (z. B. Stk, Meter, kg)
- Optional: Kosten pro Einheit
| Beispiel | Menge | Einheit |
|---|---|---|
| Steckdose UP | 5 | Stk |
| NYM-J 3x1,5 | 25 | Meter |
Wenn Sie ein Material gerade eingeben und auf "Weiter" tippen, wird es automatisch gespeichert -- Sie müssen nicht extra auf "Hinzufügen" drücken.
Maschinen
- Tippen Sie auf + Maschine
- Wählen Sie eine Maschine aus dem Firmen-Maschinenpark (Suchfeld)
- Geben Sie die Betriebsstunden an (mindestens 0,1)
- Optional: Notizen zum Einsatz
Schritt 6: Unterschrift
Wählen Sie, wer unterschreibt:
Selbst-Signatur
- Sie unterschreiben selbst
- Der Eintrag geht nach 24 Stunden in die Genehmigungszentrale
- Ein Manager muss später genehmigen
Externe Signatur
- Ein Bauleiter/Supervisor unterschreibt vor Ort
- Sie co-signieren danach
- Der Eintrag ist sofort genehmigt (kein Manager nötig)
- Wählen Sie Name und Rolle des externen Signators
Schritt 7: Fertig
ArbZG-Bestätigung
Lesen und bestätigen Sie:
"Ich bestätige, dass die angegebenen Arbeitszeiten korrekt sind und die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten wurden."
Unterschreiben
- Unterschreiben Sie mit dem Finger auf dem Bildschirm
- Bei Fehlern: Tippen Sie auf Zurücksetzen
- Bestätigen Sie mit Absenden
Bei externer Signatur:
- Übergeben Sie das Gerät an den Bauleiter
- Der Bauleiter unterschreibt
- Sie co-signieren danach
Nach dem Absenden
Nach der Unterschrift ist der Eintrag finalisiert. Änderungen sind nur noch über den Nachtrag (24h) oder den Korrektur-Workflow möglich.
Der Eintrag:
- Wird lokal gespeichert (auch offline)
- Wird bei Internetverbindung automatisch hochgeladen
- Erscheint in der Genehmigungszentrale (bei Selbst-Signatur, nach 24h) oder ist direkt genehmigt (bei externer Signatur)
24-Stunden-Fenster für Nachträge
Bei Selbst-Signatur haben Sie ein 24-Stunden-Fenster, um einen Nachtrag zu Ihrem Eintrag zu erstellen.
So funktioniert es
Selbst-Signatur abgegeben
|
24h-Fenster startet
|
Im Archiv: "Nachtrag hinzufügen"-Button sichtbar
|
Nach 24h: Eintrag geht in die Genehmigungszentrale
Nachtrag erstellen
In Ihrem Archiv sehen Sie bei bearbeitbaren Einträgen den Button "Nachtrag hinzufügen" mit der verbleibenden Zeit:
- Tippen Sie auf Nachtrag hinzufügen
- Beschreiben Sie, was Sie nachtragen möchten
- Der Nachtrag wird als Ergänzung unter dem Originaleintrag angezeigt
Was ist ein Nachtrag?
Ein Nachtrag ist eine Ergänzung zum bestehenden Eintrag -- z. B. vergessenes Material, zusätzliche Fotos oder eine Korrektur der Beschreibung. Der Originaleintrag bleibt unverändert.
Kein Nachtrag bei Externer Signatur
Bei externer Signatur (Bauleiter unterschreibt vor Ort) gibt es kein 24-Stunden-Fenster. Der Eintrag ist sofort finalisiert und genehmigt.
| Signatur-Typ | 24h Nachtrag | Genehmigungszentrale |
|---|---|---|
| Selbst-Signatur | Ja | Ja (nach 24h) |
| Externe Signatur | Nein | Nein (sofort genehmigt) |
Korrektur-Workflow
Wenn ein Manager Korrekturen an Ihrem Eintrag anfordert:
- Sie erhalten eine Benachrichtigung
- Im Archiv erscheint der Eintrag mit dem Status "Korrektur nötig" (gelb blinkend)
- Tippen Sie darauf, um die Details zu sehen:
- Grund der Korrektur
- Vorgeschlagene Änderungen (z. B. geänderte Start-/Endzeit)
- Wählen Sie: Änderungen übernehmen oder Ablehnen (bei Streitfällen)
- Unterschreiben Sie den korrigierten Eintrag erneut
Status-Übersicht im Archiv
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht unterschrieben |
| Eingereicht | Unterschrieben, wartet auf Genehmigung |
| Genehmigt | Vom Manager freigegeben |
| Korrektur nötig | Manager hat Änderungen angefordert |
| Abgelehnt | Eintrag wurde abgelehnt |
| Strittig | Korrektur wurde vom Mitarbeiter abgelehnt |
| Wartet auf Upload | Offline erstellt, wird bei Verbindung hochgeladen |
Offline-Modus
Der Wizard funktioniert auch ohne Internet:
- Alle Eingaben werden lokal gespeichert
- Fotos werden in IndexedDB zwischengespeichert
- Unterschriften werden als Bild gespeichert
- Automatischer Upload bei Wiederverbindung
- Sprachnotizen sind offline nicht verfügbar
Falls Sie den Wizard nicht abschließen, wird ein Entwurf automatisch gespeichert, den Sie später fortsetzen können.
Verbindungen zu anderen Modulen
Schritt-für-Schritt Datenfluss: Wo fließen die Daten hin?
Jeder der 7 Schritte im Wizard erzeugt Daten, die in verschiedene Module des Systems fließen. Hier wird für JEDEN Schritt erklärt, was mit den Daten passiert:
Schritt 1 -- Projekt auswählen: Das gewählte Projekt bestimmt, in welchem Bautagebuch der Eintrag erscheint und in welchem Projektordner Fotos abgelegt werden. Im Herzstück werden die Kosten diesem Projekt zugeordnet. Wenn der Worker über einen Einsatz aus der Einsatzplanung gestartet hat, ist das Projekt bereits vorausgefüllt.
Schritt 2 -- Aufgabe auswählen: Die gewählte Aufgabe bestimmt, in welche Budget-Position die Kosten fließen. Wenn die Aufgabe mit einer Budget-Position im Herzstück verknüpft ist, werden nach Genehmigung alle Kosten (Personal, Material, Maschinen) genau dieser Position zugeordnet. Ohne Budget-Verknüpfung werden die Kosten nur auf Projektebene erfasst. Die Aufgabe bestimmt also die Granularität des Soll-Ist-Vergleichs.
Schritt 3 -- Arbeitszeit erfassen:
Startzeit, Endzeit und Pause werden zu Personalkosten umgerechnet. Die Formel: (Endzeit - Startzeit - Pause) × Stundensatz des Workers = Personalkosten. Der Stundensatz wird aus den Stammdaten des Workers (im Mitarbeiterprofil hinterlegt) gezogen. Diese Personalkosten fließen nach Genehmigung in die IST-Personalkosten der Budget-Position im Herzstück. Zusätzlich werden die Arbeitszeiten für die ArbZG-Compliance-Prüfung (max. 10h/Tag, Pausenregelungen) herangezogen.
Schritt 4 -- Bericht (Text oder Sprachnotiz): Der Bericht wird im Bautagebuch-Eintrag gespeichert. Bei Sprachnotizen wird die Audio-Datei im Projektordner abgelegt und gleichzeitig automatisch auf Deutsch transkribiert -- die Transkription wird als Berichtstext verwendet. Der Manager sieht sowohl den Text als auch die Audio-Datei in der Genehmigungszentrale.
Schritt 5 -- Extras (Fotos, Material, Maschinen):
- Fotos werden im Projektordner und in der Fototimeline gespeichert. Andere Projektmitglieder sehen die Fotos in der Projektansicht. Fotos werden in den Tiered Storage hochgeladen (erst Hetzner S3 als Quelle, dann MinIO als lokaler Cache).
- Material (Name, Menge, Einheit, Kosten pro Einheit) wird zu Materialkosten umgerechnet:
Menge × Kosten pro Einheit = Materialkosten. Diese fließen nach Genehmigung in die IST-Materialkosten der Budget-Position im Herzstück. - Maschinen (aus dem Maschinenpark, per QR-Code oder Suche) werden zu Maschinenkosten umgerechnet:
Betriebsstunden × Stundensatz der Maschine = Maschinenkosten. Der Stundensatz kommt aus dem Maschinenkatalog. Diese fließen ebenfalls nach Genehmigung ins Herzstück.
Schritt 6 -- Unterschrift-Typ wählen: Der Signatur-Typ bestimmt den weiteren Verarbeitungsweg:
- Selbst-Signatur: Der Worker unterschreibt selbst → 24-Stunden-Fenster für Nachträge → danach geht der Eintrag in die Genehmigungszentrale → Manager muss genehmigen
- Externe Signatur: Ein Bauleiter/Supervisor unterschreibt vor Ort → der Eintrag ist sofort genehmigt → Kosten fließen direkt ins Herzstück, ohne Umweg über die Genehmigungszentrale
Die Wahl des Signatur-Typs hat also direkten Einfluss darauf, wie schnell die Kosten im Herzstück sichtbar werden.
Schritt 7 -- Unterschrift und Absenden: Die digitale Unterschrift schließt den Eintrag ab. Der Status wechselt auf "Eingereicht". Ab diesem Moment ist der Eintrag im Bautagebuch für das Management sichtbar.
24-Stunden-Fenster und Externe Signatur
Bei Selbst-Signatur kann der Worker den Eintrag innerhalb von 24 Stunden über einen Nachtrag ergänzen (zusätzliches Material, vergessene Fotos, Korrektur der Beschreibung). Der Eintrag geht erst nach Ablauf des 24-Stunden-Fensters an die Genehmigungszentrale. Das gibt dem Worker die Möglichkeit, am gleichen Abend oder am nächsten Morgen vergessene Details nachzutragen, ohne den Korrektur-Workflow auslösen zu müssen.
Bei Externer Signatur (Bauleiter unterschreibt vor Ort) ist der Eintrag sofort gesperrt und genehmigt. Es gibt KEIN 24-Stunden-Fenster, weil eine dritte Person den Eintrag bereits bestätigt hat. Der Eintrag umgeht die Genehmigungszentrale, und die Kosten fließen direkt ins Herzstück. Das ist der schnellste Weg von der Dokumentation zur Kostenverbuchung.
Was passiert nach dem Absenden?
Der vollständige Weg eines abgesendeten Eintrags:
Worker unterschreibt und sendet ab
↓
Eintrag wird im Bautagebuch gespeichert
↓
┌───────────────────┬──────────────────────┐
│ Selbst-Signatur │ Externe Signatur │
├───────────────────┼──────────────────────┤
│ 24h-Fenster │ Sofort gesperrt │
│ für Nachträge │ und genehmigt │
│ ↓ │ ↓ │
│ Genehmigungszent. │ Kosten direkt ins │
│ → Manager prüft │ Herzstück │
│ ↓ │ │
│ Genehmigt → │ │
│ Kosten ins │ │
│ Herzstück │ │
└───────────────────┴──────────────────────┘
In beiden Fällen ist das Endergebnis dasselbe: Die Kosten (Personal, Material, Maschinen) werden der Budget-Position im Herzstück zugeordnet und der Soll-Ist-Vergleich wird aktualisiert. Der Manager kann den Eintrag auch in der Genehmigungszentrale ablehnen oder Korrekturen anfordern -- in diesem Fall erhält der Worker eine Benachrichtigung und kann den Eintrag über den Korrektur-Workflow bearbeiten.
Tipps
- Doppeltipper-Schutz: Die Navigation zwischen Schritten hat einen kurzen Schutz gegen versehentliches Doppeltippen (besonders nützlich mit Handschuhen)
- Rückwärts-Navigation: Der Zurück-Pfeil bringt Sie immer zum vorherigen Schritt. Auf dem ersten Schritt schließt er den Wizard.
- Tablet-Modus: Auf Tablets wird der Wizard mit größeren Bedienelementen und angepasstem Layout angezeigt