Genehmigungszentrale

Die Genehmigungszentrale ist die zentrale Stelle, an der Zeiteinträge und Bautagebuch-Einträge geprüft und genehmigt werden.

Genehmigungen Liste

Zwei Genehmigungspfade

Die Genehmigungszentrale verarbeitet zwei unterschiedliche Eintragstypen -- das sogenannte "Y-Split":

Pfad	Eintragstyp	Prüfpunkte
Zeiteinträge	Reine Arbeitszeiterfassung	Start, Ende, Pause, Stundensatz
Bautagebuch	Vollständige Dokumentation	Zeit, Fotos, Material, Maschinen, Bericht

Mehr zum Y-Split

Wann landen Einträge hier?

Signatur-Typ	Genehmigungszentrale?
Selbst-Signatur	Ja, Eintrag muss geprüft werden
Externe Signatur (z.B. Bauleiter vor Ort)	Nein, direkt genehmigt

Mehr zu Signaturen

Der Prüfungs-Workflow

Mitarbeiter erstellt Eintrag mit Selbst-Signatur
                    ↓
Eintrag erscheint in der Genehmigungszentrale (Status: "Ausstehend")
                    ↓
Manager/Projektleiter prüft den Eintrag
                    ↓
         ┌─────────┼─────────┐
         ↓         ↓         ↓
    Genehmigen  Korrektur  Ablehnen
         ↓       anfordern    ↓
    Kosten        ↓      Dokumentiert,
    gebucht    Zurück an   keine Buchung
               Mitarbeiter
                  ↓
            Mitarbeiter korrigiert
            und signiert erneut
                  ↓
            Re-Signierter Eintrag
            in Genehmigungszentrale

Was wird geprüft?

Bei Zeiteinträgen

Element	Prüfpunkte
Arbeitszeiten	Plausibel? Pausen eingetragen?
Stundensatz	Muss festgelegt werden

Bei Bautagebucheinträgen

Element	Prüfpunkte
Arbeitszeiten	Plausibel? Pausen eingetragen?
Fotos	Aussagekräftig? Arbeit erkennbar?
Material	Mengen korrekt? Materialart richtig?
Maschinen	Einsatzstunden plausibel?
Stundensatz	Muss festgelegt werden
Materialpreise	Müssen zugewiesen werden
Budget-Position	Welchem Gewerk/welcher Position zuordnen?

Die vier Optionen

1. Genehmigen

Eintrag ist korrekt
Kosten fliessen ins Budget (Herzstück)
PDF für Compliance wird erstellt (§16 ArbZG)

2. Korrektur anfordern

Etwas stimmt nicht (z. B. Arbeitszeiten unplausibel)
Sie geben einen Grund an und optional Korrekturvorschläge (neue Start-/Endzeit, Pause)
Eintrag geht zurück an den Mitarbeiter
Mitarbeiter kann korrigieren und erneut signieren
Der korrigierte Eintrag erscheint erneut in der Genehmigungszentrale (Badge: "Re-Signiert")

Korrektur bereits genehmigter Einträge

Auch bereits genehmigte Einträge können nachträglich zur Korrektur zurückgeschickt werden. In diesem Fall werden die zugehörigen Buchungen (Personalkosten, Materialkosten) automatisch bereinigt, um Doppelzählungen zu vermeiden. Nach erneuter Genehmigung werden die Kosten neu berechnet und gebucht.

3. Ablehnen

Eintrag wird abgelehnt
Sie geben einen Grund an
Wird dokumentiert (für Transparenz)
Keine Buchung ins Budget
Bereits gebuchte Kosten werden bereinigt

4. Widerspruch auflösen

Wenn ein Mitarbeiter eine Korrekturanfrage ablehnt (Status: "Widerspruch"), können Sie als Manager:
- Original akzeptieren: Die Werte des Mitarbeiters übernehmen und den Eintrag genehmigen
- Neue Korrektur senden: Eine erneute Korrekturanfrage mit angepassten Werten stellen

Preise nachträglich ändern

Bei bereits genehmigten Einträgen können Sie Stundensätze und Materialpreise nachträglich anpassen, ohne den gesamten Eintrag erneut genehmigen zu müssen. Die Kosten werden automatisch neu berechnet.

Unterschied: Preise vs. Zeiten

Preise (Stundensatz, Materialkosten): Jederzeit editierbar, auch nach Genehmigung
Zeiten und Inhalt: Nur über den Korrektur-Workflow änderbar

Budget-Zuordnung bei Genehmigung

Beim Genehmigen eines Eintrags können Sie die Budget-Position festlegen oder ändern:

Bestehende Position wählen: Aus den verfügbaren LV-Positionen des Projekts
Freifeld erstellen: Neue Position für ungeplante Arbeiten ohne LV-Nummer
Nachtrag erstellen: Neue Position für zusätzliche Leistungen nach Auftragserteilung

Korrektur-Limits

Maximal 3 Korrektur-Runden pro Eintrag
Nach 3 Runden wird der Eintrag an den Admin eskaliert
Das System sendet automatisch Erinnerungen:
- 7 Tage: Erinnerung an den Mitarbeiter bei ausstehender Korrektur
- 14 Tage: Eskalation an Admin bei ungelösten Widersprüchen
- 3 Tage: Erinnerung an Manager bei ausstehenden Genehmigungen

Status-Übersicht

Status	Badge	Bedeutung
Ausstehend	--	Wartet auf Prüfung
Genehmigt	Grün	Erfolgreich freigegeben
Abgelehnt	Rot	Nicht akzeptiert
Korrektur angefragt	Gelb	Zurück beim Mitarbeiter
Widerspruch	Lila	Mitarbeiter hat Einspruch erhoben
Re-Signiert	Blau	Nach Korrektur erneut eingereicht
Abgenommen (Schild-Icon)	Grün	Arbeitsinhalt durch externe Signatur gesperrt

Filter und Sortierung

Filtern Sie nach:

Eintragstyp: Arbeitsschein, Arbeitsnachweis (Extern), Bürozeit
Projekt: Nur Einträge eines Projekts
Mitarbeiter: Nur Einträge eines Mitarbeiters
Datum: Zeitraum eingrenzen
Status: Ausstehend, Genehmigt, etc.
Suchbegriff: Freitextsuche über alle Einträge

Gespeicherte Filter

Sie können häufig verwendete Filter-Kombinationen als Voreinstellungen speichern:

Klicken Sie auf Filter speichern und vergeben Sie einen Namen
Gespeicherte Filter erscheinen als Schnellauswahl
Vordefinierte Filter wie "Diese Woche" oder "Ausstehende" sind bereits verfügbar

Zusammenhaenge mit anderen Modulen

Die Genehmigungszentrale ist die Drehscheibe zwischen Datenerfassung (Worker-App, Einsatzplanung) und dem Finanzsystem (Herzstueck). Ohne Genehmigung entstehen keine Kosten im Budget und keine Compliance-Dokumente. Hier wird erklaert, welche Daten von wo kommen und wohin sie nach der Genehmigung fliessen.

Was genau wird genehmigt?

Die Genehmigungszentrale verarbeitet zwei Datenquellen gleichzeitig:

Bautagebuch-Eintraege (aus der Worker-App): Vollstaendige Dokumentation mit Arbeitszeiten, Fotos, Material, Maschinen und Unterschrift. Diese werden ueber den Dokumentation-Wizard erstellt.
Zeiteintraege (aus der Einsatzplanung): Reine Arbeitszeiterfassung ohne Dokumentation. Diese entstehen, wenn ein Worker in der Einsatzplanung seine Arbeitszeit fuer einen veroeffentlichten Einsatz erfasst.

Beide Streams kommen in der Genehmigungszentrale zusammen und werden nach dem gleichen Prinzip verarbeitet, aber mit unterschiedlichem Prüfumfang (siehe Y-Split).

Wer kann genehmigen?

Drei Rollen haben die Berechtigung time_entries_approve (technisch: canApproveTime):

Rolle	Sieht	Genehmigungsberechtigung
Admin	Alle Eintraege der Firma	Ja, uneingeschraenkt
Backoffice	Eintraege der zugewiesenen Projekte	Ja, fuer zugewiesene Projekte
Projektleiter	Eintraege der zugewiesenen Projekte	Ja, fuer zugewiesene Projekte

Die Berechtigung wird auf Projekt-Ebene geprueft: Ein Projektleiter kann nur Eintraege genehmigen, die zu seinen zugewiesenen Projekten gehoeren.

Was passiert nach der Genehmigung?

Datenfluss nach Genehmigung (Y-Split)

Nach dem Klick auf "Genehmigen" passieren mehrere Dinge automatisch und atomar (in einer Datenbank-Transaktion):

Kosten werden berechnet und gebucht:
- Personalkosten = Arbeitszeit x Stundensatz -> in projectExpenses (Typ: labor)
- Materialkosten = Menge x Stueckpreis -> in projectExpenses (Typ: material)
- Maschinenkosten = Betriebsstunden x Maschinenstundensatz -> in Budget-Aggregation
- Die Budget-Aufgabe (actualCost) wird aktualisiert
- Die Aggregation kaskadiert: Aufgabe -> Gewerk -> Struktur -> Projekt
ArbZG-Compliance-Dokument wird erstellt:
- PDF-Arbeitszeitnachweis gemaess ss16 ArbZG
- 2 Jahre Archivierung, danach DSGVO-konforme Loeschung
Verknuepfte Einsaetze werden abgeschlossen:
- Wenn der Eintrag mit einem Einsatz verknuepft ist (taskAssignmentId), wird dessen Status auf "abgeschlossen" gesetzt
Fotos werden synchronisiert:
- Bautagebuch-Fotos werden in den Datei-Explorer des Projekts gespiegelt
Benachrichtigung an den Mitarbeiter:
- Der Autor des Eintrags erhaelt eine Benachrichtigung ueber die Genehmigung

Detaillierte Erklaerung: Y-Split

Verbindung zum Dashboard

Die Anzahl offener Genehmigungen (Status "Ausstehend") wird als Badge-Zahl in der Sidebar angezeigt. Diese Zahl stammt von der API /api/manager/approvals und entspricht exakt der Anzahl der Eintraege, die in der Genehmigungszentrale auf Pruefung warten. Worker sehen dieses Badge nicht -- nur Rollen mit Genehmigungsberechtigung.

Verbindung zur Einsatzplanung

Der Datenfluss von der Einsatzplanung zur Genehmigungszentrale:

Ein Einsatz wird in der Einsatzplanung erstellt und veroeffentlicht
Der Worker sieht den Einsatz in seiner Worker-App
Der Worker erfasst seine Arbeitszeit fuer den Einsatz (als Zeiteintrag)
Der Zeiteintrag erscheint in der Genehmigungszentrale zur Pruefung
Nach Genehmigung fliessen die Kosten ins Budget und der Einsatz wird als "abgeschlossen" markiert

Alternativ kann der Worker statt eines einfachen Zeiteintrags einen vollstaendigen Bautagebucheintrag mit dem Einsatz verknuepfen (ueber die taskAssignmentId). In beiden Faellen laeuft die Genehmigung ueber die Genehmigungszentrale.

Verbindung zum Herzstueck (Budget)

Automatische Kostenuebertragung

Nach der Genehmigung muessen Manager nichts manuell uebertragen. Die Kosten fliessen automatisch in das Herzstueck:

Genehmigte Personal- und Materialkosten erscheinen sofort als IST-Kosten im Soll-Ist-Vergleich
Die Budget-Aufgabe, der der Eintrag zugeordnet wurde, zeigt den aktualisierten actualCost
Wenn der Manager bei der Genehmigung eine neue Nachtrag-Position erstellt, wird automatisch eine Budget-Aufgabe mit Positionsnummer "NT-001" etc. erzeugt
Bei Preis-Aenderungen an bereits genehmigten Eintraegen werden die Kosten automatisch neu berechnet (alte Expenses werden geloescht, neue mit aktualisierten Preisen erstellt)

Fuer wen?

Rolle	Zugriff
Admin	Alle Eintraege
Backoffice	Alle Eintraege des Projekts
Projektleiter	Alle Eintraege des Projekts
Mitarbeiter	Kein Zugriff

Zwei Genehmigungspfade​

Wann landen Einträge hier?​

Der Prüfungs-Workflow​

Was wird geprüft?​

Bei Zeiteinträgen​

Bei Bautagebucheinträgen​

Die vier Optionen​

1. Genehmigen​

2. Korrektur anfordern​

3. Ablehnen​

4. Widerspruch auflösen​

Preise nachträglich ändern​

Budget-Zuordnung bei Genehmigung​

Korrektur-Limits​

Status-Übersicht​

Filter und Sortierung​

Gespeicherte Filter​

Zusammenhaenge mit anderen Modulen​

Was genau wird genehmigt?​

Wer kann genehmigen?​

Was passiert nach der Genehmigung?​

Verbindung zum Dashboard​

Verbindung zur Einsatzplanung​

Verbindung zum Herzstueck (Budget)​

Fuer wen?​