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Der Y-Split

Der "Y-Split" bezeichnet die zwei getrennten Genehmigungspfade in der Genehmigungszentrale.

Was ist der Y-Split?​

Es gibt zwei unterschiedliche Eintragstypen, die unterschiedlich verarbeitet werden:

                 Genehmigungszentrale
                        ↓
                    Y-Split
                   ↙      ↘
         Zeiteinträge    Bautagebuch
         (einfach)       (vollständig)

Pfad 1: Zeiteinträge​

Zeiteinträge sind die einfachere Variante -- reine Arbeitszeiterfassung ohne Dokumentation.

Was gehört dazu?​

  • Arbeitszeiterfassung (Start, Ende, Pause)
  • Stundensatz-Zuweisung
  • Keine Fotos, kein Material

Prüfung​

  1. Arbeitszeiten plausibel?
  2. Pausenzeiten eingetragen?
  3. Stundensatz festlegen
  4. Genehmigen

Nach Genehmigung​

  • Personalkosten werden ins Budget gebucht
  • Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG) wird erstellt

Pfad 2: Bautagebucheinträge​

Bautagebucheinträge sind die vollständige Dokumentation mit allen Details.

Was gehört dazu?​

  • Arbeitszeiten
  • Fotos der Arbeit
  • Material (Mengen, Art)
  • Maschinen (Einsatzstunden)
  • Arbeitsbericht
  • Digitale Unterschrift

Prüfung​

  1. Alle Zeitangaben plausibel?
  2. Fotos aussagekräftig?
  3. Material korrekt erfasst?
  4. Materialpreise zuweisen
  5. Stundensatz festlegen
  6. Budget-Position zuordnen (falls nicht schon verknüpft)
  7. Genehmigen

Manager kann ergänzen​

Während der Prüfung können Sie als Manager fehlende Informationen nachträglich ergänzen:

  • Material hinzufügen: Falls der Mitarbeiter Material vergessen hat
  • Maschinen hinzufügen: Einsatzstunden und Maschinentyp nacherfassen
  • Fotos hinzufügen: Zusätzliche Fotos hochladen (z. B. Lieferscheine)

Nachträglich vom Manager hinzugefügte Elemente werden als solche gekennzeichnet (Badge: "Manager").

Belege per Drag & Drop zuordnen​

Fotos und Lieferscheine können per Drag & Drop direkt den entsprechenden Materialien zugeordnet werden. So wird die Dokumentation lückenlos.

Nach Genehmigung​

  • Personalkosten werden ins Budget gebucht
  • Materialkosten werden ins Budget gebucht
  • Maschinenkosten werden ins Budget gebucht
  • Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG) wird erstellt
  • Fotos werden synchronisiert und archiviert
  • Eintrag wird finalisiert

Kosten berechnen​

Bei der Genehmigung werden die Kosten automatisch berechnet:

Personalkosten​

Arbeitszeit x Stundensatz = Personalkosten

Materialkosten​

Menge x Preis pro Einheit = Materialkosten

Maschinenkosten​

Einsatzstunden x Stundensatz = Maschinenkosten

Beispielrechnung​

PositionBerechnungErgebnis
Arbeitszeit8h x 45 EUR/h360 EUR
Material (Steckdosen)5 x 12 EUR60 EUR
Material (Kabel)25m x 2 EUR50 EUR
Maschine (Bohrmaschine)2h x 15 EUR30 EUR
Gesamt500 EUR

Diese Kosten werden dem IST-Budget der zugehörigen Aufgabe hinzugefügt.

Stundensatz festlegen​

Optionen​

  • Standardsatz: Aus den Mitarbeitereinstellungen
  • Projektspezifisch: Falls für das Projekt ein anderer Satz gilt
  • Manuell: Beliebiger Wert eingeben

Vorgehensweise​

  1. Öffnen Sie den Eintrag in der Genehmigungszentrale
  2. Prüfen Sie die Arbeitszeit
  3. Wählen oder geben Sie den Stundensatz ein
  4. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet

Manager-Überschreibungen​

Wenn Sie als Manager die Arbeitszeiten oder den Stundensatz ändern, die der Mitarbeiter eingegeben hat, wird ein Audit-Protokoll erstellt. Sie müssen dafür einen Grund angeben. Das stellt Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicher.

Materialpreise zuweisen​

Falls Material erfasst wurde:

  1. Prüfen Sie die erfassten Materialien
  2. Weisen Sie jedem Material einen Preis zu
  3. Bei häufig verwendetem Material: Preis aus Stammdaten
  4. Bei neuem Material: Preis manuell eingeben
  5. Ordnen Sie ggf. Belege/Lieferscheine den Materialien zu (per Drag & Drop)
Tipp

Legen Sie Stammdaten für häufige Materialien an. Dann werden Preise automatisch vorgeschlagen.

Zusammenhaenge mit anderen Modulen: Konkrete Datentransformation​

Der Y-Split ist nicht nur ein konzeptionelles Modell -- er beschreibt die konkreten Datentransformationen, die bei der Genehmigung in der Datenbank stattfinden. Hier wird Schritt fuer Schritt erklaert, was technisch passiert.

Ast 1: Kostenbuchung -- vom Zeiteintrag zum Herzstueck​

Die Genehmigung loest folgenden Datenfluss aus:

Zeiteintrag (Stunden + Stundensatz)
        |
        v
Personalkosten berechnen: Stunden x EUR/h = EUR
        |
        v
Datensatz in "projectExpenses" erstellen (Typ: "labor")
        |
        v
Budget-Aggregation: actualCost auf projectBudgetTasks aktualisieren
        |
        v
Kaskade: Aufgabe -> Gewerk -> Budget-Struktur -> Projekt
        |
        v
Herzstueck Soll-Ist-Vergleich zeigt neue IST-Kosten

Fuer Bautagebucheintraege werden zusaetzlich parallel berechnet:

Material (Menge x Stueckpreis)     Maschine (Betriebsstunden x Maschinenstundensatz)
        |                                          |
        v                                          v
projectExpenses (Typ: "material")      machineCost in Budget-Aggregation
        |                                          |
        +------------------+---------------------------+
                           |
                           v
                  actualCost auf Budget-Aufgabe
Stundensatz-Ermittlung (3-Tier-Fallback)

Der Stundensatz fuer die Personalkostenberechnung wird in dieser Reihenfolge gesucht:

  1. Manuell vom Manager: Wenn der Manager bei der Genehmigung einen Stundensatz eingibt, wird dieser verwendet
  2. Aus der Budget-Position: Wenn die zugeordnete Budget-Aufgabe eine Einheit wie "h", "Std" oder "Stunde" hat, wird der unitPrice dieser Aufgabe als Stundensatz verwendet
  3. Vom Mitarbeiter-Profil: Als letzter Fallback wird der defaultHourlyRate aus dem Benutzer-Profil des Workers verwendet

Wenn bei keinem der drei Schritte ein Stundensatz > 0 gefunden wird und der Eintrag Arbeitszeit enthaelt, wird die Genehmigung blockiert mit der Fehlermeldung "Stundensatz erforderlich".

Bei einer Korrektur-Wiedergenehmigung (der Eintrag war bereits genehmigt, wurde korrigiert und kommt erneut) bleibt der urspruengliche Stundensatz erhalten, wenn der Manager keinen neuen eingibt.

Ast 2: ArbZG-Compliance -- vom Zeiteintrag zum Archiv​

Zeiteintrag wird zur Genehmigung vorgelegt
        |
        v
ArbZG-Pruefung gegen historische Daten (24-Wochen-Referenzzeitraum):
  - ss3: Max. 10h/Tag? Max. 48h/Woche Durchschnitt?
  - ss4: Mindestpausenzeiten eingehalten?
  - ss5: Min. 11h Ruhezeit seit letzter Schicht?
  - ss9: Feiertags-Regelungen beachtet?
        |
    +---+---+
    |       |
    v       v
  OK      Verstoss -> Genehmigung BLOCKIERT (mit Gesetzesreferenz)
    |
    v
PDF-Arbeitszeitnachweis generieren (Name, Datum, Zeiten, Unterschrift, Zeitstempel)
    |
    v
PDF in Storage archivieren (2 Jahre Aufbewahrungspflicht)
    |
    v
Automatische DSGVO-konforme Loeschung nach Ablauf

Wenn die PDF-Generierung fehlschlaegt (z.B. Storage-Probleme), wird der Eintrag trotzdem genehmigt (Kosten werden gebucht), aber mit dem Status approved_pending_pdf markiert. Ein Hintergrund-Job (Inngest) versucht die PDF-Erstellung spaeter erneut mit exponentiellem Backoff.

Maschinenkosten im Y-Split​

Maschinen im Bautagebuch haben eigene Stundensaetze, die aus dem Maschinenpark-Katalog stammen. Wenn der Worker eine Maschine per QR-Code scannt, wird der Katalog-Stundensatz (hourlyRate) automatisch uebernommen. Die Berechnung:

Betriebsstunden (vom Worker eingegeben) x Stundensatz (aus Maschinenpark-Katalog) = Maschinenkosten

Maschinenkosten werden separat von Personalkosten berechnet und fliessen in die Budget-Aggregation ein. Nur Maschinen mit gültiger Katalog-Verknuepfung (machineId) und einem Stundensatz > 0 werden beruecksichtigt.

Budget-Position zuordnen​

Jeder genehmigte Eintrag muss einer Budget-Position zugeordnet werden. Dabei gibt es drei Optionen:

Bestehende LV-Position​

Wählen Sie aus der Liste der Budget-Positionen des Projekts (nach Gewerk und Positionsnummer durchsuchbar).

Freifeld-Position​

Für ungeplante Arbeiten, die nicht im Original-Budget vorgesehen waren. Es wird eine neue Position im Budget erstellt.

Nachtrag-Position​

Für zusätzliche Leistungen nach Auftragserteilung. Es wird eine Nachtrags-Position erstellt, die als solche im Budget gekennzeichnet wird.

Mehr zu Nachträgen

Compliance & Dokumentation​

Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG)​

Nach der Genehmigung wird automatisch ein PDF erstellt mit:

  • Name des Mitarbeiters
  • Datum
  • Arbeitszeit (Start, Ende, Pause)
  • Unterschrift
  • Zeitstempel

Aufbewahrung​

  • 2 Jahre Aufbewahrungspflicht gemäss Arbeitszeitgesetz
  • Automatische DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf
  • Unveränderlich nach Erstellung

Export​

Sie können die Dokumente jederzeit exportieren:

  • Einzeln als PDF
  • Sammel-Export über Stundenzettel in Einsätze & Stunden (PDF/CSV/DATEV)

Audit-Trail​

Jede Genehmigung wird protokolliert:

  • Wer hat genehmigt?
  • Wann wurde genehmigt?
  • Welche Stundensätze/Preise wurden verwendet?
  • Welche Änderungen wurden vorgenommen?
  • Wurden Manager-Überschreibungen vorgenommen? (inkl. Grund und Originalwerte)

Diese Informationen sind für Audits und Nachvollziehbarkeit wichtig.

Nach der Genehmigung​

Nach Abschluss:

  1. Budget aktualisiert: IST-Kosten im Herzstück steigen
  2. PDF erstellt: Arbeitszeitnachweis ist verfügbar
  3. Eintrag abgeschlossen: Status wechselt zu "Genehmigt"
  4. Preise editierbar: Stundensätze und Materialpreise können auch nachträglich noch angepasst werden
  5. Zeiten/Inhalt gesperrt: Änderungen nur über den Korrektur-Workflow möglich