Der Y-Split

Der "Y-Split" bezeichnet die zwei getrennten Genehmigungspfade in der Genehmigungszentrale.

Was ist der Y-Split?

Es gibt zwei unterschiedliche Eintragstypen, die unterschiedlich verarbeitet werden:

                 Genehmigungszentrale
                        ↓
                    Y-Split
                   ↙      ↘
         Zeiteinträge    Bautagebuch
         (einfach)       (vollständig)

Pfad 1: Zeiteinträge

Zeiteinträge sind die einfachere Variante – reine Arbeitszeiterfassung ohne Dokumentation.

Was gehört dazu?

• Arbeitszeiterfassung (Start, Ende, Pause)
• Stundensatz-Zuweisung
• Keine Fotos, kein Material

Prüfung

1. Arbeitszeiten plausibel?
2. Pausenzeiten eingetragen?
3. Stundensatz festlegen
4. Genehmigen

Nach Genehmigung

• Personalkosten werden ins Budget gebucht
• Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG) wird erstellt

Pfad 2: Bautagebucheinträge

Bautagebucheinträge sind die vollständige Dokumentation mit allen Details.

Was gehört dazu?

• Arbeitszeiten
• Fotos der Arbeit
• Material (Mengen, Art)
• Maschinen (Einsatzstunden)
• Arbeitsbericht
• Digitale Unterschrift

Prüfung

1. Alle Zeitangaben plausibel?
2. Fotos aussagekräftig?
3. Material korrekt erfasst?
4. Materialpreise zuweisen
5. Stundensatz festlegen
6. Budget-Position zuordnen (falls nicht schon verknüpft)
7. Genehmigen

Nach Genehmigung

• Personalkosten werden ins Budget gebucht
• Materialkosten werden ins Budget gebucht
• Maschinenkosten werden ins Budget gebucht
• Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG) wird erstellt
• Eintrag wird archiviert

Kosten berechnen

Bei der Genehmigung werden die Kosten automatisch berechnet:

Personalkosten

Arbeitszeit × Stundensatz = Personalkosten

Materialkosten

Menge × Preis pro Einheit = Materialkosten

Beispielrechnung

Position	Berechnung	Ergebnis
Arbeitszeit	8h × 45€/h	360€
Material (Steckdosen)	5 × 12€	60€
Material (Kabel)	25m × 2€	50€
Maschine (Bohrmaschine)	2h × 15€	30€
Gesamt		500€

Diese Kosten werden dem IST-Budget der zugehörigen Aufgabe hinzugefügt.

Stundensatz festlegen

Optionen

• Standardsatz: Aus den Mitarbeitereinstellungen
• Projektspezifisch: Falls für das Projekt ein anderer Satz gilt
• Manuell: Beliebiger Wert eingeben

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie den Eintrag in der Genehmigungszentrale
2. Prüfen Sie die Arbeitszeit
3. Wählen oder geben Sie den Stundensatz ein
4. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet

Materialpreise zuweisen

Falls Material erfasst wurde:

1. Prüfen Sie die erfassten Materialien
2. Weisen Sie jedem Material einen Preis zu
3. Bei häufig verwendetem Material: Preis aus Stammdaten
4. Bei neuem Material: Preis manuell eingeben

Tipp

Legen Sie Stammdaten für häufige Materialien an. Dann werden Preise automatisch vorgeschlagen.

Compliance & Dokumentation

Arbeitszeitnachweis (§16 ArbZG)

Nach der Genehmigung wird automatisch ein PDF erstellt mit:

• Name des Mitarbeiters
• Datum
• Arbeitszeit (Start, Ende, Pause)
• Unterschrift
• Zeitstempel

Aufbewahrung

• 2 Jahre Aufbewahrungspflicht gemäß Arbeitszeitgesetz
• Automatische DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf
• Unveränderlich nach Erstellung

Export

Sie können die Dokumente jederzeit exportieren:

• Einzeln als PDF
• Sammel-Export über Stundenzettel in Einsätze & Stunden (PDF/CSV/DATEV)

Audit-Trail

Jede Genehmigung wird protokolliert:

• Wer hat genehmigt?
• Wann wurde genehmigt?
• Welche Stundensätze/Preise wurden verwendet?
• Welche Änderungen wurden vorgenommen?

Diese Informationen sind für Audits und Nachvollziehbarkeit wichtig.

Nach der Genehmigung

Nach Abschluss:

1. Budget aktualisiert: IST-Kosten im Herzstück steigen
2. PDF erstellt: Arbeitszeitnachweis ist verfügbar
3. Eintrag abgeschlossen: Status wechselt zu "Genehmigt"
4. Nicht mehr änderbar: Der Eintrag ist finalisiert