Admin-Rolle

Der Admin hat vollständigen Zugriff auf alle Funktionen von DIE Bausoftware.

Berechtigungen

Bereich	Berechtigung
Benutzerverwaltung	✅ Vollzugriff
Projektverwaltung	✅ Alle Projekte
Budget (Herzstück)	✅ Vollzugriff
Einsatzplanung	✅ Vollzugriff
Genehmigungen	✅ Alle Projekte
Dokumente	✅ Vollzugriff
Einstellungen	✅ Systemweite Einstellungen
KI-Firmenwissen	✅ Zugriff
Rechnungen & Angebote	✅ Vollzugriff (inkl. Konstruktor)
Mahnwesen	✅ Mahnungen erstellen
Admin-Bereich	✅ Berichte, Audit-Logs, Ops

Typische Aufgaben

Benutzerverwaltung

• Neue Benutzer anlegen
• Rollen zuweisen
• Benutzer zu Projekten hinzufügen
• Passwörter zurücksetzen
• Benutzer deaktivieren
• Konstruktor-Berechtigung für Backoffice-Nutzer freischalten

Systemkonfiguration

• Firmendaten pflegen
• Standardwerte festlegen
• Integrationen einrichten (z.B. Angebots-Konstruktor SSO)
• Feature-Flags verwalten (z.B. Konstruktor-Rechnungsmodus)

Projekt-Verwaltung

• Neue Projekte erstellen
• Projekte archivieren und löschen
• Projektberechtigungen konfigurieren

Admin-Bereich

• Admin-Berichte einsehen (unter /admin/reports)
• Bautagebuch-Monitoring und Audit
• Benachrichtigungs-Templates verwalten
• QR-Codes verwalten
• Betriebsdaten und Systemstatus prüfen

Support

• Probleme analysieren
• Daten korrigieren
• Audit-Logs einsehen

Admin-spezifische Funktionen

Bulk-User-Anlage

Legen Sie viele Benutzer auf einmal an:

1. Gehen Sie zu Team
2. Klicken Sie auf Benutzer anlegen
3. Wechseln Sie auf den Tab Sammel-Anlage
4. Erstellen Sie die Benutzer im Assistenten und laden Sie die Zugangsdaten als CSV herunter

Hinweis: Backoffice kann Benutzer anlegen, aber keine Admin-Rolle vergeben. Nach der Sammel-Anlage können Zugangsdaten als CSV heruntergeladen werden.

Konstruktor-Berechtigung vergeben

Backoffice-Nutzer benötigen eine explizite Freischaltung, um Rechnungen und Angebote erstellen zu können:

1. Gehen Sie zu Team
2. Klicken Sie auf den gewünschten Benutzer
3. Aktivieren Sie die Berechtigung konstruktor_access
4. Speichern Sie

Admins haben automatisch Konstruktor-Zugriff.

Konstruktor-Rechnungsmodus

Wenn der Konstruktor als Rechnungsquelle aktiviert ist (experimentalKonstruktorInvoicing), werden Rechnungen ausschließlich im Angebots-Konstruktor erstellt und verwaltet. In DIE Bausoftware sind Rechnungen dann nur im Lesemodus sichtbar.

Diese Einstellung finden Sie unter Einstellungen in den Firmeneinstellungen.

Globales Firmenwissen (KI)

Nur Admins können das globale Firmenwissen für den KI-Assistenten konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → KI-Firmenwissen
2. Laden Sie Dokumente hoch (Verträge, Vorlagen, etc.)
3. Diese sind dann für den KI-Assistenten im Modus "Firmenwissen" verfügbar

Audit-Logs

Sehen Sie alle Systemaktivitäten:

1. Öffnen Sie den Admin-Bereich → Benachrichtigungen
2. Wechseln Sie auf Audit-Log
3. Filtern Sie nach Zeitraum/Aktion und exportieren Sie bei Bedarf

Projektberechtigungen anpassen

Admins können die granularen Projektberechtigungen pro Benutzer konfigurieren:

1. Gehen Sie zu Team → Benutzer auswählen
2. Öffnen Sie den Tab Projekt-Berechtigungen
3. Passen Sie die Berechtigungsmatrix an oder wenden Sie Vorlagen an
4. Speichern Sie die Änderungen

Was sieht der Admin, was andere nicht sehen?

Der Admin hat exklusiven Zugriff auf mehrere Bereiche, die fuer andere Rollen komplett unsichtbar sind:

Admin-Bereich (nur fuer Admins)

Bereich	Pfad	Funktion
Admin-Dashboard	/admin/dashboard	Aggregierte Kennzahlen: offene Genehmigungen, aktive Projekte, Systemauslastung, Budget-Warnungen ueber alle Projekte
Diary-Monitoring	/admin/diary-monitoring	Feststeckende Bautagebuch-Eintraege erkennen -- Eintraege, die seit Tagen auf Genehmigung warten oder im falschen Status haengen
Diary-Audit	/admin/diary-audit	Vollstaendiger Audit-Trail: Wer hat wann was genehmigt, abgelehnt, korrigiert. Fuer Compliance-Nachweise und Streitfaelle
RAG-Health	/admin/rag-health	Status der Knowledge-Base-Indexierung fuer den KI-Assistenten: Welche Dokumente sind indexiert, gibt es Fehler, wann war der letzte Sync?
Ops	/admin/ops	Server-Status, Wartungsmodus, System-Gesundheit

Admin als Daten-Owner

Der Admin ist der einzige, der Firmeneinstellungen aendern kann. Diese Einstellungen wirken sich auf ALLE anderen Module und ALLE Benutzer aus:

• Stundensaetze: Der Standard-Stundensatz wird bei jeder Genehmigung herangezogen und fliesst direkt in die Kostenberechnung im Herzstueck. Eine Aenderung hier veraendert alle kuenftigen IST-Kosten.
• Aktivierte Sprachen: Bestimmt, welche Sprachen in der Uebersetzungsfunktion verfuegbar sind. Worker sehen Aufgaben und Benachrichtigungen nur in Sprachen, die hier freigeschaltet sind.
• Feature-Flags: Schalten ganze Module ein/aus -- z.B. experimentalKonstruktorInvoicing (Rechnungen ueber Konstruktor statt nativ), Notfall-System, Maschinenpark, KI-Einsatzplaner. Ein deaktiviertes Feature ist fuer ALLE Benutzer unsichtbar.
• Benachrichtigungs-Templates: Steuern, welche E-Mails und Push-Benachrichtigungen bei Genehmigungen, neuen Einsaetzen oder Notfaellen verschickt werden.
• Konstruktor-Berechtigungen: Der Admin schaltet fuer einzelne Backoffice-Nutzer den Zugriff auf Rechnungen/Angebote frei (konstruktor_access). Ohne diese Freischaltung koennen Backoffice-Nutzer Rechnungen nur lesen.

Verbindung: Admin-Einstellungen als Systemhebel

Jede Aenderung in den Firmeneinstellungen hat Kaskadeneffekte: Ein neuer Stundensatz -> aendert Genehmigungskosten -> aendert IST-Kosten im Herzstueck -> aendert Soll-Ist-Vergleich -> beeinflusst Rechnungsgrundlage. Der Admin sollte Aenderungen daher bewusst und dokumentiert vornehmen. Alle Aenderungen werden automatisch im Audit-Trail protokolliert.

Manager Override und Eskalation

Der Admin besitzt den Manager Override in der Genehmigungszentrale. Das bedeutet:

• Blockierte Eintraege loesen: Wenn ein Bautagebuch-Eintrag im Genehmigungs-Workflow feststeckt (z.B. weil der zustaendige Projektleiter abwesend ist), kann der Admin direkt genehmigen oder ablehnen.
• Korrekturen erzwingen: Der Admin kann bei bereits genehmigten Eintraegen eine erneute Korrektur anfordern -- z.B. wenn nachtraeglich ein Fehler in den Arbeitszeiten entdeckt wird.
• Firmenweit: Der Manager Override gilt fuer ALLE Projekte, nicht nur fuer zugewiesene.

Best Practices

Mindestens zwei Admins

Stellen Sie sicher, dass mindestens zwei Personen Admin-Zugriff haben -- für den Fall von Urlaub oder Krankheit.

Regelmäßige Überprüfung

Prüfen Sie regelmäßig:

• Benutzerkonten (noch aktiv?)
• Projektzuweisungen (noch aktuell?)
• Berechtigungen (noch angemessen?)
• Konstruktor-Berechtigungen (noch nötig?)

Änderungen dokumentieren

Wichtige Änderungen an Systemeinstellungen sollten dokumentiert werden. Alle Berechtigungsänderungen werden automatisch im Audit-Trail protokolliert.