Backoffice-Rolle
Die Backoffice-Rolle ist für kaufmännische Mitarbeiter gedacht, die mit Budget und Dokumenten arbeiten.
Berechtigungen
| Bereich | Berechtigung |
|---|---|
| Budget (Herzstück) | ✅ Lesen und Bearbeiten |
| Blueprint-Import | ✅ Ja |
| Dokumente sehen | ✅ Ja |
| Dokumente hochladen | ✅ Ja |
| Zeiteinträge genehmigen | ✅ Ja |
| Team verwalten | ✅ Ja |
| Bautagebuch | ✅ Erstellen und Bearbeiten |
| KI-Assistent (RAG) | ✅ Ja |
| Einsatzplanung | ✅ Planen & veröffentlichen |
| Benutzerverwaltung | ✅ Eingeschränkt (keine Admin-Rolle, kein Löschen) |
Typische Aufgaben
Budget-Verwaltung
- Blueprint-Dateien importieren
- Budget überwachen
- Soll-Ist-Vergleiche erstellen
- Herzstück Export (PDF/CSV/JSON) erstellen
- Budget-Signale prüfen
Genehmigungen
- Bautagebücher prüfen und genehmigen
- Zeiteinträge genehmigen
- Stundensätze festlegen
- Materialkosten zuweisen
Dokumenten-Management
- Projektdokumente hochladen
- Unterweisungen verwalten
- Pflichtdokumente im Projekt pflegen (z. B. Gefährdungsbeurteilung)
Berichte & Exporte
- Stundenzettel exportieren (PDF/CSV/DATEV) in Einsätze & Stunden
- Arbeitszeitnachweise als PDF pro genehmigtem Eintrag
- Optional: Bautagebuch-KI-Berichte (Wochen-/Monats-/Gesamtbericht) in Bautagebuch → KI-Berichte
Buchhaltungs-Vorarbeit
- Rechnungsdaten sammeln
- Kostenstellen zuordnen
- Auswertungen für die Buchhaltung
Projektgebunden
Die Backoffice-Rolle ist projektgebunden:
- Sie sehen nur Projekte, denen Sie zugewiesen wurden
- Ein Admin muss Sie einem Projekt zuweisen
- Sie können auf mehrere Projekte Zugriff haben
Workflow-Beispiel: Monatsabschluss
1. Offene Genehmigungen prüfen
- Öffnen Sie die Genehmigungszentrale
- Prüfen Sie alle offenen Zeiteinträge
- Prüfen Sie alle offenen Bautagebucheinträge
- Genehmigen oder fordern Sie Korrekturen an
2. Budget-Status prüfen
- Öffnen Sie das Herzstück
- Prüfen Sie Soll-Ist-Abweichungen
- Kontrollieren Sie die Budget-Signale
- Klären Sie größere Abweichungen mit dem Projektleiter
3. Exporte erstellen
- Exportieren Sie Stundenzettel (PDF/CSV/DATEV) in Einsätze & Stunden
- Erstellen Sie den Herzstück Export (PDF/CSV/JSON) für Budget/Abrechnung
- Optional: Generieren Sie einen Bautagebuch-Bericht (KI-Berichte) für die Projektakte
Zusammenarbeit mit anderen Rollen
| Mit | Typische Interaktion |
|---|---|
| Admin | Bekommt Projektzuweisungen |
| Projektleiter | Klärt Fragen zu Genehmigungen |
| Mitarbeiter | Fordert Korrekturen bei Bautagebüchern an |
Was Backoffice NICHT kann
- Systemeinstellungen ändern (→ Admin)
- Admin-Rollen vergeben oder Benutzer löschen