Backoffice-Rolle
Die Backoffice-Rolle ist für kaufmännische Mitarbeiter gedacht, die mit Budget, Dokumenten, Genehmigungen und Rechnungen arbeiten.
Berechtigungen
| Bereich | Berechtigung |
|---|---|
| Budget (Herzstück) | ✅ Lesen und Bearbeiten |
| Blueprint-Import | ✅ Ja |
| Dokumente sehen | ✅ Ja |
| Dokumente hochladen | ✅ Ja |
| Zeiteinträge genehmigen | ✅ Ja |
| Bautagebuch genehmigen | ✅ Ja |
| Team verwalten | ✅ Ja |
| Bautagebuch | ✅ Erstellen und Bearbeiten |
| KI-Assistent (RAG) | ✅ Ja |
| Einsatzplanung | ✅ Planen & veröffentlichen |
| Benutzerverwaltung | ✅ Eingeschränkt (keine Admin-Rolle, kein Löschen) |
| Rechnungen einsehen | ✅ Ja |
| Rechnungen erstellen | ✅ Mit Konstruktor-Berechtigung |
| Angebote erstellen | ✅ Mit Konstruktor-Berechtigung |
| Mahnungen erstellen | ✅ Mit Konstruktor-Berechtigung |
Um Rechnungen und Angebote erstellen zu können, benötigen Backoffice-Nutzer die Berechtigung konstruktor_access. Diese wird vom Admin in der Benutzerverwaltung freigeschaltet. Ohne diese Berechtigung können Rechnungen nur eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.
Typische Aufgaben
Budget-Verwaltung
- Blueprint-Dateien importieren
- Budget überwachen
- Soll-Ist-Vergleiche erstellen
- Herzstück Export (PDF/CSV/JSON) erstellen
- Budget-Signale prüfen
Genehmigungen
- Bautagebücher prüfen und genehmigen
- Zeiteinträge genehmigen
- Stundensätze festlegen
- Materialkosten zuweisen
- Korrekturen anfordern
Dokumenten-Management
- Projektdokumente hochladen
- Unterweisungen verwalten
- Pflichtdokumente im Projekt pflegen (z. B. Gefährdungsbeurteilung)
Rechnungen & Angebote
- Rechnungen einsehen und verwalten (mit Konstruktor-Berechtigung)
- Angebote im Angebots-Konstruktor erstellen (mit Konstruktor-Berechtigung)
- Mahnungen für überfällige Rechnungen erfassen (mit Konstruktor-Berechtigung)
- Rechnungsübersicht und Budget-Portfolio einsehen
Berichte & Exporte
- Stundenzettel exportieren (PDF/CSV/DATEV) in Einsätze & Stunden
- Arbeitszeitnachweise als PDF pro genehmigtem Eintrag
- Optional: Bautagebuch-KI-Berichte (Wochen-/Monats-/Gesamtbericht) in Bautagebuch → KI-Berichte
Buchhaltungs-Vorarbeit
- Rechnungsdaten sammeln
- Kostenstellen zuordnen
- Auswertungen für die Buchhaltung
Projektgebunden
Die Backoffice-Rolle ist projektgebunden:
- Sie sehen nur Projekte, denen Sie zugewiesen wurden
- Ein Admin muss Sie einem Projekt zuweisen
- Sie können auf mehrere Projekte Zugriff haben
Sichtbare Projektbereiche
Als Backoffice-Nutzer sehen Sie in Projekten folgende Tabs:
| Tab | Sichtbar |
|---|---|
| Übersicht | ✅ |
| Aufgaben | ✅ |
| Einsatzplanung | ✅ |
| Gantt-Zeitplan | ✅ |
| Bautagebuch | ✅ |
| Berichte | ✅ |
| Foto-Timeline | ✅ |
| 3D-Scan | ✅ |
| Finanzen / Budget / Kalkulation | ✅ |
| Leistungsstand | ✅ |
| Ausgaben | ✅ |
| Rechnungen | ✅ |
| Dokumente | ✅ |
| Team | ✅ |
Workflow-Beispiel: Monatsabschluss
1. Offene Genehmigungen prüfen
- Öffnen Sie die Genehmigungszentrale
- Prüfen Sie alle offenen Zeiteinträge
- Prüfen Sie alle offenen Bautagebucheinträge
- Genehmigen oder fordern Sie Korrekturen an
2. Budget-Status prüfen
- Öffnen Sie das Herzstück
- Prüfen Sie Soll-Ist-Abweichungen
- Kontrollieren Sie die Budget-Signale
- Klären Sie größere Abweichungen mit dem Projektleiter
3. Exporte erstellen
- Exportieren Sie Stundenzettel (PDF/CSV/DATEV) in Einsätze & Stunden
- Erstellen Sie den Herzstück Export (PDF/CSV/JSON) für Budget/Abrechnung
- Optional: Generieren Sie einen Bautagebuch-Bericht (KI-Berichte) für die Projektakte
Zusammenarbeit mit anderen Rollen
| Mit | Typische Interaktion |
|---|---|
| Admin | Bekommt Projektzuweisungen, Konstruktor-Berechtigung |
| Projektleiter | Klärt Fragen zu Genehmigungen, tauscht Kosten-Infos aus |
| Mitarbeiter | Fordert Korrekturen bei Bautagebüchern an |
Backoffice als Bruecke zwischen Buero und Baustelle
Die Backoffice-Rolle ist die zentrale Drehscheibe, die die kaufmaennische Welt (Budget, Rechnungen, Controlling) mit der operativen Welt (Baustelle, Genehmigungen, Bautagebuch) verbindet. Das Backoffice hat dabei Zugriff auf Module, die fuer den Projektleiter gesperrt sind, und Module, die fuer den Worker unsichtbar sind:
Zugriff auf alle relevanten Module
| Modul | Was Backoffice damit tut | Verbindung zu anderen Rollen |
|---|---|---|
| Herzstueck (lesen + bearbeiten) | Budget verwalten, GAEB importieren, Soll-Ist-Vergleich pruefen, Exporte erstellen | Die IST-Kosten kommen aus Worker-Dokumentation, genehmigt durch Projektleiter/Admin |
| Genehmigungszentrale | Bautagebuecher und Zeiteintraege pruefen und genehmigen, Stundensaetze und Materialkosten festlegen | Genehmigung loest den Y-Split aus: Kosten -> Herzstueck + Compliance -> ArbZG-Archiv |
| Einsatzplanung | Aufgaben erstellen, Team zuweisen, Wochenplaene veroeffentlichen | Aufgaben koennen aus Budget-Positionen abgeleitet werden; Worker sehen sie in der Worker-App |
| Rechnungen | Erstellen und versenden (mit Konstruktor-Berechtigung) | Rechnungsgrundlage sind die IST-Kosten aus dem Herzstueck, die aus genehmigten Eintraegen stammen |
| Bautagebuch | Reports generieren, KI-Berichte erstellen, Controlling | Bautagebuecher werden von Workern und Projektleitern erstellt; Backoffice generiert daraus Berichte |
| Dokumente | Projektdokumente hochladen und verwalten, Unterweisungen pflegen | Projektleiter koennen Dokumente sehen (mit Berechtigung), Worker sehen nur Unterweisungen |
Unterschied zum Projektleiter
Der wichtigste Unterschied zwischen Backoffice und Projektleiter:
| Bereich | Backoffice | Projektleiter |
|---|---|---|
| Budget/Herzstueck | Vollzugriff (lesen + bearbeiten) | Kein Zugriff |
| Rechnungen & Angebote | Erstellen und verwalten (mit Konstruktor-Berechtigung) | Kein Zugriff |
| Leistungsstand | Einsehen und pflegen | Kein Zugriff |
| Ausgaben | Einsehen und verwalten | Kein Zugriff |
| Dokumente | Vollzugriff | Nur mit expliziter Projektberechtigung |
| Berichte/Exporte | Stundenzettel, Herzstueck-Export, KI-Berichte | Eingeschraenkt |
| Einsatzplanung | Alle Projekte (denen zugewiesen) | Nur eigene Projekte |
| Genehmigungen | Alle Projekte (denen zugewiesen) | Nur eigene Projekte |
Die Trennung zwischen Backoffice (kaufmaennisch) und Projektleiter (operativ) spiegelt die typische Organisationsstruktur in Baufirmen wider: Die Buero-Kraft kuemmert sich um Budget, Rechnungen und Dokumentenverwaltung, waehrend der Bauleiter vor Ort die operative Koordination uebernimmt. Finanzielle Entscheidungen und Zugaenge bleiben im Buero. Wenn ein Projektleiter dennoch Budget-Einblick benoetigt, kann der Admin dies ueber die granularen Projektberechtigungen fallweise freischalten.
Backoffice im Datenkreislauf
Das Backoffice steht im Zentrum des Datenkreislaufs und beruehrt fast jeden Schritt:
Budget anlegen (Backoffice) -> Aufgaben planen (Backoffice/PL) -> Worker dokumentiert
-> Genehmigung (Backoffice/PL/Admin) -> Kosten im Herzstueck (Backoffice prueft)
-> Rechnung erstellen (Backoffice)
Ohne aktive Backoffice-Beteiligung stoeckt der Kreislauf: Budgets werden nicht importiert, Genehmigungen stauen sich, Rechnungen werden nicht erstellt. Das Backoffice ist daher oft die Rolle mit der hoechsten taeglichen Systemnutzung.
Was Backoffice NICHT kann
- Systemeinstellungen ändern (→ Admin)
- Admin-Rollen vergeben oder Benutzer löschen (→ Admin)
- Admin-Bereich (Berichte, Audit-Logs) einsehen (→ Admin)
- Projekte löschen (→ Admin)