Office / Firmenordner

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Der Office-Bereich ist die zentrale Anlaufstelle für das Backoffice: Hier verwalten Sie firmenweite Dokumente im Firmenordner und erfassen Büroarbeitszeiten mit der integrierten Zeiterfassung.

Überblick

Das Office umfasst drei Kernbereiche:

Firmenordner (Dokumentenverwaltung)

• Hierarchische Ordnerstruktur für die gesamte Firma
• Upload, Download, Umbenennen, Verschieben und Löschen von Dateien
• Volltextsuche über alle Dokumente
• Automatische KI-Indexierung (RAG) für den KI-Assistenten
• Vordefinierte Ordnerstruktur wird beim ersten Aufruf angelegt

Office-Zeiterfassung

• Erfassung von Büroarbeitszeiten (intern oder projektbezogen)
• Digitale Unterschrift mit ArbZG-Compliance (§16 ArbZG)
• Korrektur-Workflow mit Vier-Augen-Prinzip
• Zusammenfassung: Gesamt-, genehmigte und ausstehende Stunden

Stundenzettel (Timesheets)

• Übersicht aller Arbeitszeitnachweise der Firma
• Export als PDF, CSV oder DATEV-Format
• Export nach Mitarbeiter oder nach Projekt
• Digitale Signaturen mit SHA256-Hash
• Aufbewahrungspflicht gemäß §16 ArbZG (2 Jahre)

Zugriffsberechtigung

Rolle	Zugriff	Anmerkung
Admin	Vollzugriff	Automatisch, ohne Zuweisung
Backoffice / Office	Vollzugriff	Zugang über Office-Rolle
Projektleiter	Kein Zugriff	Blockiert
Mitarbeiter (Worker)	Kein Zugriff	Blockiert

Wer kann Office-Zugang vergeben?

Nur Admins können Benutzer dem Office-Bereich zuweisen. Die Zuweisung erfolgt über die Benutzerverwaltung.

Firmenordner

Der Firmenordner ist ein firmenweiter Dateimanager, ähnlich einem geteilten Netzlaufwerk. Beim ersten Öffnen wird automatisch eine Standard-Ordnerstruktur angelegt.

Vordefinierte Ordnerstruktur

Die folgende Struktur wird automatisch erstellt:

Ordner	Inhalt
AUSSTATTUNG BÜRO	Bürobedarf, Hardware, Möbel, Software, Telefon/Internet
DOKUMENTE	ABO, Firmendokumente (Finanzamt, BG BAU, IHK, ...), Lizenzen, Werbung
FINANZEN	Finanzunterlagen
KFZ	Fahrzeugdokumente
MITARBEITER	Personalunterlagen
RA & POLIZEI	Rechtsanwalt und Behörden
REISEN	Reiseunterlagen
SPORT-FREIZEIT	Firmenevents und Freizeit
UNTERWEISUNGEN	Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, PSA, Notfall, Ersthelfer

Eigene Ordner erstellen

Sie können jederzeit eigene Unterordner anlegen, umbenennen oder verschieben. Die vordefinierte Struktur dient als Ausgangspunkt.

Datei-Operationen

• Hochladen: Klicken Sie auf den Upload-Button im gewünschten Ordner
• Herunterladen: Klicken Sie auf die Download-Aktion einer Datei
• Umbenennen: Rechtsklick oder Aktionsmenü der Datei/des Ordners
• Verschieben: Dateien und Ordner per Drag & Drop oder über das Aktionsmenü verschieben
• Löschen: Über das Aktionsmenü (leere Ordner oder einzelne Dateien)
• Suchen: Volltextsuche über den Suchbalken

KI-Indexierung (RAG)

Hochgeladene Dokumente werden automatisch für den KI-Assistenten indexiert. Das bedeutet:

1. Textinhalte werden aus PDF, Word und Textdateien extrahiert
2. Der Text wird in Abschnitte (Chunks) aufgeteilt
3. Jeder Abschnitt erhält ein Embedding (Vektorisierung)
4. Der KI-Assistent kann im Modus Globales Firmenwissen diese Dokumente durchsuchen

Unterstützte Formate

Aktuell werden folgende Dateiformate für die Textextraktion unterstützt: PDF, Word (.doc, .docx), CSV und Textdateien (.txt, .md). Andere Dateien können hochgeladen und heruntergeladen, aber nicht für die KI-Suche indexiert werden.

Zeiterfassung

Die Office-Zeiterfassung ermöglicht es Backoffice-Mitarbeitern und Admins, ihre Büroarbeitszeiten digital zu erfassen.

Neuen Zeiteintrag erstellen

Der Ablauf erfolgt in zwei Schritten:

Schritt 1 -- Formulardaten:

• Projekt auswählen (oder "INTERN" für nicht-projektbezogene Tätigkeiten)
• Datum, Startzeit, Endzeit und Pause angeben
• Beschreibung der Tätigkeit eintragen
• Optional: Budget-Position zuordnen (nur bei Projekten mit Budget)

Schritt 2 -- Digitale Unterschrift:

• Arbeitszeit wird zusammengefasst angezeigt
• Bestätigung per digitaler Unterschrift (§16 ArbZG)
• Eintrag wird automatisch zur Genehmigung eingereicht

Pflichtfelder

Projekt, Datum, Zeitraum und Beschreibung sind Pflichtfelder. Ohne digitale Unterschrift kann der Eintrag nicht eingereicht werden.

Genehmigungsstatus

Status	Bedeutung
Ausstehend	Eingereicht, wartet auf Genehmigung
Genehmigt	Vom Vorgesetzten freigegeben
Abgelehnt	Vom Vorgesetzten abgelehnt
Korrektur	Vorgesetzter hat Änderungen angefordert

Korrektur-Workflow

Wenn ein Vorgesetzter eine Korrektur an einem Zeiteintrag anfordert, erscheint ein Banner auf der Zeiterfassungsseite. Sie haben dann drei Möglichkeiten:

1. Vorschlag übernehmen -- Die vorgeschlagenen Zeiten akzeptieren
2. Eigene Werte anpassen -- Abweichende Zeiten eingeben
3. Korrektur ablehnen -- Widerspruch einlegen (Begründung erforderlich)

Nach jeder Änderung ist eine erneute digitale Unterschrift erforderlich (§16 ArbZG).

Vier-Augen-Prinzip

Standardmäßig ist die Selbstgenehmigung deaktiviert. Ein Admin kann diese in den Firmeneinstellungen aktivieren. Bei aktivierter Selbstgenehmigung können Einträge ohne zusätzliche Freigabe genehmigt werden.

Geschäftsführer-Ausnahme

Benutzer mit dem Attribut Geschäftsführer (isExecutive) können die Unterschriftspflicht umgehen.

Stundenzettel

Die Stundenzettel-Seite bietet eine firmenübergreifende Übersicht über alle Arbeitszeitnachweise.

Filter und Suche

• Zeitraum: Von/Bis-Datum mit Schnellauswahl (Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Jahr)
• Mitarbeiter: Nach einzelnem Mitarbeiter filtern
• Projekt: Nach Projekt filtern
• Status: Genehmigt, Ausstehend oder Abgelehnt
• Freitextsuche: Suche über Name, Projekt und Titel

Export-Möglichkeiten

Export-Typ	Formate	Beschreibung
Standard-Export	PDF, CSV, DATEV	Alle Einträge im gewählten Zeitraum
Export nach Mitarbeiter	PDF	Stundenzettel eines bestimmten Mitarbeiters
Export nach Projekt	PDF, CSV	Stundenzettel gruppiert nach Projekten

DATEV-Export

Der DATEV-Export ist besonders nützlich für die Übergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Optional kann die Personalnummer mit exportiert werden.

Stundenzettel-PDF

Für jeden genehmigten Zeiteintrag wird automatisch ein rechtlich konformes PDF generiert. Dieses enthält:

• Mitarbeiterdaten und Projekt
• Arbeitszeiten mit Pausen
• Digitale Signatur (SHA256-Hash)
• Rechtliche Konformität gemäß §16 ArbZG

ArbZG-Compliance

Die Office-Zeiterfassung prüft automatisch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

• §3 ArbZG: Maximale tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden (Verlängerung auf 10 Stunden mit Ausgleich möglich)
• §3 ArbZG: Maximale wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden
• §16 ArbZG: Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten mit digitaler Signatur
• Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre gemäß §16 Abs. 2 ArbZG

Nächste Schritte

• KI-Assistent -- Firmenwissen-Modus nutzt Office-Dokumente
• Unterweisungsdokumente -- Verwandte Dokumentenverwaltung
• Herzstück Übersicht -- Budget- und Kostenverfolgung