Office / Firmenordner

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Der Office-Bereich ist die zentrale Anlaufstelle fuer das Backoffice: Hier verwalten Sie firmenweite Dokumente im Firmenordner und erfassen Bueroarbeitszeiten mit der integrierten Zeiterfassung.

Ueberblick

Das Office umfasst drei Kernbereiche:

Firmenordner (Dokumentenverwaltung)

• Hierarchische Ordnerstruktur fuer die gesamte Firma
• Upload, Download, Umbenennen, Verschieben und Loeschen von Dateien
• Volltextsuche ueber alle Dokumente
• Automatische KI-Indexierung (RAG) fuer den KI-Assistenten
• Vordefinierte Ordnerstruktur wird beim ersten Aufruf angelegt

Office-Zeiterfassung

• Erfassung von Bueroarbeitszeiten (intern oder projektbezogen)
• Digitale Unterschrift mit ArbZG-Compliance (Paragraph 16 ArbZG)
• Korrektur-Workflow mit Vier-Augen-Prinzip
• Zusammenfassung: Gesamt-, genehmigte und ausstehende Stunden

Stundenzettel (Timesheets)

• Uebersicht aller Arbeitszeitnachweise der Firma
• Export als PDF, CSV oder DATEV-Format
• Export nach Mitarbeiter oder nach Projekt
• Digitale Signaturen mit SHA256-Hash
• Aufbewahrungspflicht gemaess Paragraph 16 ArbZG (2 Jahre)

Zugriffsberechtigung

Rolle	Zugriff	Anmerkung
Admin	Vollzugriff	Automatisch, ohne Zuweisung
Backoffice / Office	Vollzugriff	Zugang ueber Office-Rolle
Projektleiter	Kein Zugriff	Blockiert
Mitarbeiter (Worker)	Kein Zugriff	Blockiert

Wer kann Office-Zugang vergeben?

Nur Admins koennen Benutzer dem Office-Bereich zuweisen. Die Zuweisung erfolgt ueber die Benutzerverwaltung.

Firmenordner

Der Firmenordner ist ein firmenweiter Dateimanager, aehnlich einem geteilten Netzlaufwerk. Beim ersten Oeffnen wird automatisch eine Standard-Ordnerstruktur angelegt.

Vordefinierte Ordnerstruktur

Die folgende Struktur wird automatisch erstellt:

Ordner	Inhalt
AUSSTATTUNG BUERO	Buerobedarf, Hardware, Moebel, Software, Telefon/Internet
DOKUMENTE	ABO, Firmendokumente (Finanzamt, BG BAU, IHK, ...), Lizenzen, Werbung
FINANZEN	Finanzunterlagen
KFZ	Fahrzeugdokumente
MITARBEITER	Personalunterlagen
RA & POLIZEI	Rechtsanwalt und Behoerden
REISEN	Reiseunterlagen
SPORT-FREIZEIT	Firmenevents und Freizeit
UNTERWEISUNGEN	Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, PSA, Notfall, Ersthelfer

Eigene Ordner erstellen

Sie koennen jederzeit eigene Unterordner anlegen, umbenennen oder verschieben. Die vordefinierte Struktur dient als Ausgangspunkt.

Datei-Operationen

• Hochladen: Klicken Sie auf den Upload-Button im gewuenschten Ordner
• Herunterladen: Klicken Sie auf die Download-Aktion einer Datei
• Umbenennen: Rechtsklick oder Aktionsmenue der Datei/des Ordners
• Verschieben: Dateien und Ordner per Drag & Drop oder ueber das Aktionsmenue verschieben
• Loeschen: Ueber das Aktionsmenue (leere Ordner oder einzelne Dateien)
• Suchen: Volltextsuche ueber den Suchbalken

KI-Indexierung (RAG)

Hochgeladene Dokumente werden automatisch fuer den KI-Assistenten indexiert. Das bedeutet:

1. Textinhalte werden aus PDF, Word und Textdateien extrahiert
2. Der Text wird in Abschnitte (Chunks) aufgeteilt
3. Jeder Abschnitt erhaelt ein Embedding (Vektorisierung)
4. Der KI-Assistent kann im Modus Globales Firmenwissen diese Dokumente durchsuchen

Unterstuetzte Formate

Aktuell werden folgende Dateiformate fuer die Textextraktion unterstuetzt: PDF, Word (.doc, .docx), CSV und Textdateien (.txt, .md). Andere Dateien koennen hochgeladen und heruntergeladen, aber nicht fuer die KI-Suche indexiert werden.

Zeiterfassung

Die Office-Zeiterfassung ermoeglicht es Backoffice-Mitarbeitern und Admins, ihre Bueroarbeitszeiten digital zu erfassen.

Neuen Zeiteintrag erstellen

Der Ablauf erfolgt in zwei Schritten:

Schritt 1 -- Formulardaten:

• Projekt auswaehlen (oder "INTERN" fuer nicht-projektbezogene Taetigkeiten)
• Datum, Startzeit, Endzeit und Pause angeben
• Beschreibung der Taetigkeit eintragen
• Optional: Budget-Position zuordnen (nur bei Projekten mit Budget)

Schritt 2 -- Digitale Unterschrift:

• Arbeitszeit wird zusammengefasst angezeigt
• Bestaetigung per digitaler Unterschrift (Paragraph 16 ArbZG)
• Eintrag wird automatisch zur Genehmigung eingereicht

Pflichtfelder

Projekt, Datum, Zeitraum und Beschreibung sind Pflichtfelder. Ohne digitale Unterschrift kann der Eintrag nicht eingereicht werden.

Genehmigungsstatus

Status	Bedeutung
Ausstehend	Eingereicht, wartet auf Genehmigung
Genehmigt	Vom Vorgesetzten freigegeben
Abgelehnt	Vom Vorgesetzten abgelehnt
Korrektur	Vorgesetzter hat Aenderungen angefordert

Korrektur-Workflow

Wenn ein Vorgesetzter eine Korrektur an einem Zeiteintrag anfordert, erscheint ein Banner auf der Zeiterfassungsseite. Sie haben dann drei Moeglichkeiten:

1. Vorschlag uebernehmen -- Die vorgeschlagenen Zeiten akzeptieren
2. Eigene Werte anpassen -- Abweichende Zeiten eingeben
3. Korrektur ablehnen -- Widerspruch einlegen (Begruendung erforderlich)

Nach jeder Aenderung ist eine erneute digitale Unterschrift erforderlich (Paragraph 16 ArbZG).

Vier-Augen-Prinzip

Standardmaessig ist die Selbstgenehmigung deaktiviert. Ein Admin kann diese in den Firmeneinstellungen aktivieren. Bei aktivierter Selbstgenehmigung koennen Eintraege ohne zusaetzliche Freigabe genehmigt werden.

Geschaeftsfuehrer-Ausnahme

Benutzer mit dem Attribut Geschaeftsfuehrer (isExecutive) koennen die Unterschriftspflicht umgehen.

Stundenzettel

Die Stundenzettel-Seite bietet eine firmenuebergreifende Uebersicht ueber alle Arbeitszeitnachweise.

Filter und Suche

• Zeitraum: Von/Bis-Datum mit Schnellauswahl (Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Jahr)
• Mitarbeiter: Nach einzelnem Mitarbeiter filtern
• Projekt: Nach Projekt filtern
• Status: Genehmigt, Ausstehend oder Abgelehnt
• Freitextsuche: Suche ueber Name, Projekt und Titel

Export-Moeglichkeiten

Export-Typ	Formate	Beschreibung
Standard-Export	PDF, CSV, DATEV	Alle Eintraege im gewaehlten Zeitraum
Export nach Mitarbeiter	PDF	Stundenzettel eines bestimmten Mitarbeiters
Export nach Projekt	PDF, CSV	Stundenzettel gruppiert nach Projekten

DATEV-Export

Der DATEV-Export ist besonders nuetzlich fuer die Uebergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Optional kann die Personalnummer mit exportiert werden.

Stundenzettel-PDF

Fuer jeden genehmigten Zeiteintrag wird automatisch ein rechtlich konformes PDF generiert. Dieses enthaelt:

• Mitarbeiterdaten und Projekt
• Arbeitszeiten mit Pausen
• Digitale Signatur (SHA256-Hash)
• Rechtliche Konformitaet gemaess Paragraph 16 ArbZG

ArbZG-Compliance

Die Office-Zeiterfassung prueft automatisch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

• Paragraph 3 ArbZG: Maximale taegliche Arbeitszeit von 8 Stunden (Verlaengerung auf 10 Stunden mit Ausgleich moeglich)
• Paragraph 3 ArbZG: Maximale woechentliche Arbeitszeit von 48 Stunden
• Paragraph 16 ArbZG: Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten mit digitaler Signatur
• Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre gemaess Paragraph 16 Abs. 2 ArbZG

Verbindungen zu anderen Modulen

Verbindung zum Firmenordner als zentrale Dokumentenablage

Office-Dokumente liegen im zentralen Firmenordner -- getrennt von den Projekt-spezifischen Dokumentenordnern. Waehrend Projekte ihre eigenen Dateien (Bauplaene, Fotos, Berichte) im Projekt-Dokumentenordner ablegen, sind im Firmenordner firmenuebergreifende Dokumente gespeichert: Personalunterlagen, AGB, Versicherungen, Fahrzeugdokumente, Lizenzen.

Nur Admin- und Backoffice-Rollen haben Zugriff auf den Firmenordner. Projektleiter und Worker koennen den Firmenordner nicht einsehen.

Siehe auch: Projekte

Verbindung zur Zeiterfassung (Buerozeit vs. Projektzeit)

Im Office koennen Mitarbeiter ihre Bueroarbeitszeit erfassen. Diese Zeiten unterscheiden sich von der Bautagebuch-Zeiterfassung:

Eigenschaft	Office-Zeiterfassung	Bautagebuch-Zeiterfassung
Kontext	Buero / intern	Baustelle / Projekt
Projekt	Optional (auch "INTERN" moeglich)	Immer einem Projekt zugeordnet
Fliesst ins Herzstueck?	Nur wenn ein Projekt zugeordnet ist	Ja, nach Genehmigung
Genehmigung	Vier-Augen-Prinzip (Buero-intern)	Genehmigungszentrale
ArbZG-Compliance	Ja (Paragraph 16 ArbZG, digitale Signatur)	Ja (Paragraph 16 ArbZG, digitale Signatur)

Interne Buerozeiten (Projekt = "INTERN") fliessen nicht ins Herzstueck-Finanzsystem, sondern in eine separate Buerozeit-Auswertung. Nur projektbezogene Office-Zeiten koennen optional einer Budget-Position zugeordnet werden.

Siehe auch: Herzstueck -- Uebersicht, Genehmigungen

Verbindung zum KI-Assistenten (RAG-Indexierung)

Hochgeladene Dokumente im Firmenordner werden automatisch fuer den KI-Assistenten indexiert (RAG -- Retrieval-Augmented Generation). Der KI-Assistent kann im Modus "Globales Firmenwissen" diese Dokumente durchsuchen und Fragen dazu beantworten.

Datenfluss: Dokument im Firmenordner hochladen → Textextraktion → Chunking → Vektorisierung → KI-Assistent kann Firmenwissen durchsuchen

Unterstuetzte Formate fuer die KI-Indexierung: PDF, Word (.doc, .docx), CSV, Textdateien (.txt, .md). Andere Dateien werden gespeichert, aber nicht fuer die KI-Suche indexiert.

Siehe auch: KI-Assistent

Verbindung zu Unterweisungen

Der Firmenordner enthaelt einen vordefinierten Ordner UNTERWEISUNGEN mit Unterordnern fuer Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, PSA, Notfall und Ersthelfer. Unterweisungsdokumente koennen hier zentral verwaltet und bei Bedarf Projekten zugewiesen werden. Das Unterweisungssystem (Admin-Bereich) greift auf diese Dokumente zu.

Siehe auch: Dashboard & Admin-Bereich (Abschnitt Unterweisungen)

Naechste Schritte

• KI-Assistent -- Firmenwissen-Modus nutzt Office-Dokumente
• Unterweisungsdokumente -- Verwandte Dokumentenverwaltung
• Herzstueck Uebersicht -- Budget- und Kostenverfolgung